契約書締結業務(製薬会社PMS)データ入力・管理

サービス導入背景

製薬会社における製造販売後調査の契約管理業務、支払管理業務を社内対応していたが、既存の社員だけでは対応が難しくなった。ただし、CROに相談するほど大量ではないが、派遣スタッフなどでは教育や管理に工数がかかることから、実績のある当社へ相談が入ることになる。

お客さまの課題

  • 調査数が増加してきたが、現状の人員だけでは処理しきれなくなる。
  • 一時的に増員をかけて対応するも不備チェックなどでミスが多発し、生産性が低下してしまった。
  • 専門のCROではコストアップにつながるため、小回りの利くアウトソーサーが必要になる。

当社の施策・提案

  • 大きな繁閑があるPMS業務はリソースコントロールが困難な業務です。
    労働集約型のオフサイト機能を最大に活かした提案をいたします。
  • 当社ではPMS契約書締結・支払関連業務の実績だけではなく、他業界での経験や知見も取り込んだ「工程管理表」や「業務手順書」を作成いたします。
  • 経験値だけに頼らない運用を遂行することで、ミスを削減する仕組み、誰が運用しても標準的なアウトプットにつながる体制を構築いたします。
  • 当社内リソース(人材)のマルチ活用により、人件費ベースを抑え、繁閑に合わせた従量量(1件単価)にてご請求となりコストダウンをいたします。

業務規模

実施期間 通年対応(別途初回にインフラ構築、システム開発有)
対応件数 本社分、施設分を合わせて100件未満でも対応可能
対応範囲 ヘルプデスク対応も業務範囲に含む

当社の対応業務内容

1 契約書受領(データ、原本)

MRから契約書、覚書、付属書類を受領(メールまたは、郵送)

2 チェックリストとの内容確認対応

受領した書類の不備チェック対応

3 MRとの連絡・連携対応

不備発生時はMRへリマインドメールを送信し修正依頼をかける

不備がなければ捺印処理として本社へ郵送

4 ステータスの一元管理対応

進捗管理システムへ入力(契約締結、期間、例数、支払条件)

5 覚書など付随資料の受付対応

関連書類の入手、入手の追跡、システムへの反映対応

6 書類の保管・管理対応

契約書、関連書類をPDF化し、本社サーバー上に保管

医療機関:契約書/覚書/付属書類 貴社(MR):書類一式 当社:書類一式 ①MRより受領/契約書 ②不備チェック/不備発生 ③リマインドメール/データ ④管理システムへD/E/データ ⑤スキャニング/⑥貴社サーバーへ保存

提案後の評価、導入効果

  • 当社に実績があることで、業務の移管がスムーズに行えた
  • 最低限の人員配置となり、社内管理の工数も軽減できた
  • 調査数が増加した場合も現状の運用体制をベースにした安定運用が見込めるため、今後の不安もなくなった

導入サービス

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