人事書類管理業務文書電子化

サービス導入背景

現在15,000名分の人事書類を原本保管しているが、原本を探そうとしても「すぐに探せない」、そもそも「対象原本が探し出せない」事象が起きている。今後は人事書類をPDF化し、イメージ画像で管理していきたいが社内ではノウハウがない。

お客さまの課題

  • 増え続ける人事書類の紛失リスクを恐れていたが、忙しさに追われてPDF化などの作業対応ができない状況になっていた。
  • 人事書類はクリアファイルで個人管理しているが、戻し間違いなどの人的なオペレーションミスが多発していた。
  • 検索システムの導入を検討したが、高価なため社内決裁されなかった。

業務規模

実施期間 2カ月~四半期に一度のサイクルで実施
対応件数 15,000名/初回 500名程度/2回目以降
対応範囲 労働契約書は四半期に一度のサイクルで20,000名規模(全体分)を都度対応

当社の対応業務内容

1 デリバリー便による人事書類の授受(定期的なサイクル)

重要書類は当社デリバリースタッフが直接受け取りに伺います。一括での受け取りはもちろん、定期便を設定し、分割での受け取りも可能です(東京都近郊のみ)

2 箱単位で開梱後、人数の件数管理

受領前、受領後の件数確認を行います。

3 ホチキスや貼付書類を外すなど、事前作業にて確認対応

ホチキス留原稿の分割、貼付書類の確認、仕分けを行います。ご要望に応じて、スキャン後の原状回復も承ります。

4 スキャニングによるPDF化

個人単位でのマルチPDFファイル形式でスキャニングします。製本されている原稿は、フラットベッドタイプのスキャナーで作業を行います。

5 社員コードなどの情報を入力し、PDF画像へリネーム

スキャンした画像をもとに、社員コードなど、検索キーとなる項目をデータ入力します。

6 検索システム格納用の仕様でデータ納品

検索システム格納用の仕様にファイル名を変換の上納品します。

各店舗・各拠点:複数の人事書類 貴社(本部):人事書類を送付。各拠点からの直接送付も可能です。 当社:人事書類 ①開封・件数確認/人事書類 ②内容確認/人事書類データ ③PDF化/人事書類データ ④リネーム/人事書類 ⑤返却/⑥貴社へご納品

提案後の評価、導入効果

  • PDF化をアウトソースすることで社内のコア業務に集中できた。
  • PDF化することで運用ルールができ、ミスのない運用が実現。
  • 安価な検索システムを導入できたことで、書類のスムーズな検索が可能となり、業務効率の向上につながった。

導入サービス

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