代表電話対応代行

貴社の代表電話にかかってきた、外部からのお問い合わせの対応を弊社アウトソーシングセンター(OSC)にて代行いたします。
弊社では、貴社のブランドイメージの維持、そして更なるご発展に向けて、【テレワーク制度促進】【本業専念化】【危機管理対策強化】【対応品質均一化】をご支援いたします。

代表電話対応で、こんなお悩みありませんか?

  • 代表電話対応をするためにオフィスにいる必要があり、在宅勤務ができない…
  • 電話対応により業務が中断されて本業に集中できず、作業効率が下がる…
  • 危機管理対策を強化したいが、他拠点を構えるのは難しい…
  • 代表電話対応が属人化しており、スタッフによって、対応の質がばらばら…

パーソルワークスデザインの「代表電話対応代行」をご利用ください!

サービスの特長

  1. テレワーク制度の推進を支援

    弊社OSCが単一窓口(SPOC*)となり、外部からのお問合せの一次受付を一手に承ります。
    ※「SPOC」とは、ユーザーからの問い合わせの対応窓口を一元管理すること
    貴社ご担当者様が電話当番だけのために出社をする必要がなくなり、在宅勤務やワーケーションなど、テレワーク制度の活用が可能です。

    [Before]社員1名:80h/月 契約社員1名:160h/月 合計240h/月 [After]社員1名:21h/月 契約社員1名:38h/月 合計59h/月 75.4%工数削減効果181時間分のコア業務時間確保
  2. 作業効率化により、本業に専念できる環境へ

    弊社オペレーターがお問合せ内容を選別し、​適切なエスカレーション・お取次ぎを実施いたします。着実なナレッジ運用の実施により、貴社ご担当者様が電話対応にかかる時間が大幅に削減され、作業効率化が図れます。

  3. 災害が少ない地方拠点の活用で、危機管理対策を強化

    弊社OSCにて、電話対応業務を承り、危機管理対策の一端を担います。オフィスにて予測不可能な緊急事態が発生した場合でも、代表電話窓口を閉鎖することなく対応が可能です。

  4. 属人化脱却による、電話対応品質の均一化

    代表電話対応において、KCS*運用を実施することで属人的な要素を削減し、対応品質を一定に保ちます。
    ※「KCS」とは、サービス品質を向上し、効率性を高め、高い顧客満足度と従業員満足度を高めるためのナレッジマネジメントのベストプラクティスのこと

    [Before]社員1名:80h/月 契約社員1名:160h/月 合計240h/月 [After]社員1名:21h/月 契約社員1名:38h/月 合計59h/月 75.4%工数削減効果181時間分のコア業務時間確保

サービスの仕組み

ご契約時にとりまとめたマニュアルをもとに、柔軟な対応を行います。 お問合せ内容において、弊社での回答が難しい場合は、貴社ご担当者様に向け、早急にエスカレーションを行います。ご回答いただいた情報を随時蓄積していくことで、ナレッジ運用(KCS運用)が可能となります。この体制こそが当社の最大の特徴となります。

サービスの仕組み

代表電話対応代行におけるKCS運用

  • ナレッジマネジメントを強化し、未知事象の既知化、既知事象のアップデートサイクルを回します。
  • KCS運用によるサポートデータを活用し、改善提案を行うことで、品質向上を目指します。
サービスの仕組み

業務対応例

平日・日中帯の対応のみならず、土日祝・夜間帯も対応しております。
シェアード体制のため、土日祝・夜間帯の対応でも価格を抑えてご提案可能です。

よくあるご質問

Q対応マニュアルの作成は可能ですか?
A

はい。貴社のご要望を伺い、弊社にて作成いたします。

Qイレギュラーや、トラブルが発生した場合の対処はどのように行いますか?
A

事前にいただいている緊急連絡先への速やかなご報告と、サービス構築時に取り決めたマニュアルをもとに対処してまいります。

Q外国語対応は可能ですか?
A

申し訳ございません。弊社では行っておりません。

Q支店がある場合、まとめて代表電話対応を代行できますか?
A

はい。弊社アウトソーシングセンターにて単一窓口で対応します。

お問い合わせ・資料ダウンロード

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