受注業務と発注業務からなる『受発注業務』では、多くの情報を処理しなければならないため入力ミスや転記ミスが起きやすくなってしまいます。また、部門間でしっかりと連絡を取り合わなければ、業務効率化の阻害要因となってしまうこともあります。

本記事では、そんな受発注業務の効率化の方法についてご紹介していきます。自社が抱える課題と解決策が把握でき、業務効率化が実現できるはずですので、ぜひ参考にしてみてください。

1. 受発注業務とは

まずは受発注業務について改めて確認してみましょう。
受発注業務は、注文から商品到着までの一連の業務を指し、「発注業務」と「受注業務」に分類できます。

1-1. 発注業務

発注業務とは、仕入先に商品や材料の発注を行うことをいいます。

【発注業務として行うこと】
見積依頼、注文書の作成・送付、商品の受取、代金の支払い、発注方式と業者の選定

1-2. 受注業務

受注業務とは、受注情報をシステムに入力して工場や倉庫へ出荷指示を出すことをいいます。

【受注業務として行うこと】
注文内容の確認、見積書作成、注文内容の登録、在庫確認、納期日の連絡、受注伝票の作成、注文請負書の作成、商品の納品、請求書の作成

2. 受発注業務の流れ

続いて受発注業務の流れです。発注業務と受注業務には相関関係があり、受発注業務は一般的に以下のような流れで行われます。

2-1. 見積もり

発注側	仕入先に商品の見積依頼をする 見積書を決裁者に提出して承認をもらう
受注側	見積書を作成して提出する （※競合他社と相見積もりの場合は、複数枚の見積書を作成する）

2-2. 注文

発注側	注文書を作成する 仕入先に注文書を送付して契約を完了する
受注側	注文書を確認して受注伝票を作成する 注文請負書を作成して受注者へ送付する

2-3. 納品

発注側	商品を受け取る 在庫として保管する
受注側	納期日に間に合うように出荷する 出荷指示書や納品書を発行する

2-4. 代金の支払い

発注側	商品代金を振り込む 領収書を受け取る
受注側	請求書を作成する 領収書を発行する

※帳票類（納品書・検収書・受領書）の作成は義務ではないですが、安全な取引のために作成することをおすすめします。

3. 受発注業務を効率化するメリット

受発注業務を見直して効率化を図っていくことで、次のようなメリットが得られます。

3-1. 生産性向上

受発注システムと業務基幹システムを連携させて業務効率化を図れば、生産性向上が見込めます。具体的な例として、転記作業や入力作業の負担を減らすことで、注文から出荷、納品までのリードタイムを短縮することが可能となります。売上拡大のためにも業務効率化は必須といえるでしょう。

3-2. 顧客満足度の向上

受注窓口は、「電話」「FAX」「メール」「チャット」「SNS」などと拡げていくことで顧客満足度を高められます。チャットボットに至っては24時間365日稼働することが可能ですので、いつでもお問い合わせができる状態になれば、顧客にとっても利便性を強く感じてもらえるはずです。

3-3. ヒューマンエラーの防止

受発注業務ではどうしても入力ミスや転記ミスが発生してしまいます。ただ、デジタル技術を活用して業務効率化を図れば、人為的なヒューマンエラーは防止できます。受発注業務の正確性を求めたい場合には、受発注業務を効率化していきましょう。

3-4. 適正在庫の維持

受発注システムを導入すれば、リアルタイムの在庫量が分かるため適正在庫を維持することができます。近年ではAIで需要予測もできるようになってきました。在庫状況がシステム上で確認できれば、部門間で連絡し合う手間も減らすことができます。

3-5. コア業務に集中できる

受発注業務を効率化して業務負担を減らせば、コア業務に集中することができます。例えば、営業部門では新規顧客の営業に時間があてられるようになるでしょう。新規顧客の営業に注力すれば、売上拡大も見込めるはずです。

4. 受発注業務の課題と解決策

受発注業務の効率化のメリットをご紹介しましたが、それでも多くの企業が効率化には苦戦しています。では、受発注業務の効率化を阻害する要因は何なのでしょうか？　ここでは、受発注業務の課題と解決策について解説していきます。

4-1. 業務フローの属人化

受発注業務が属人化してしまい、各担当者で進め方が異なってしまうと新しく担当になった人は混乱してしまいます。業務標準化をしてマニュアルを作成しておかなければ、教育にも時間が掛かってしまいます。
また、属人化して各担当者によって進め方が異なってしまうと、連携先の部門も困惑してしまいます。業務フローの属人化は業務効率化の大きな妨げになってしまいますので、注意が必要です。

解決策：業務を標準化する

受発注業務の属人化を解消するために、しっかりと業務を標準化させていきましょう。まずは業務内容を見直して、業務フローを作成してください。業務内容を洗い出してみることで、無駄な業務や工数が多い業務を見つけ出すことができるはずです。そして、それらの業務を改善していけば、業務効率化も図れるでしょう。

4-2. 関係部門の連携不足

受発注業務の関係部門（営業部門・在庫管理部門・経理部門・販売管理部門）が連携できていなければ、業務は停滞してしまいます。
例えば、お客様からスピード納品が可能であるかを尋ねられたとき、営業部門は在庫管理部門へ問い合わせをしなければいけません。そこで連携が取れないと、お客様に迷惑を掛けてしまいます。部門間の連携不足は業務が停滞する原因にもなるため、改善が必要です。

解決策：業務を可視化する

受発注業務のあらゆる情報を可視化することで、関係部門の連携不足の問題は解決できるはずです。顧客対応、在庫管理、商品発送、および入金状況をリアルタイムで情報共有しておけば、他部門へ確認する手間も省けるでしょう。

4-3. システム間の連携不足

受発注システムと業務基幹システム（販売管理システムや会計システムなど）の連携不足があると、手入力の回数が増えてしまいます。人為的なデータ入力の回数が増えると、どうしても入力ミスや転記ミスが発生してしまうため、注意が必要です。

解決策：システムを見直す

受発注システムや業務基幹システムを見直して、システムをできるだけ連携させていきましょう。システム連携を図ることでデータの移行もできます。そうすると入力や転記の必要性もなくなりますので、ヒューマンエラーが起きにくくなります。
システムでの連携が図れないかどうか、システムをしっかりと見直してみましょう。

4-4. ノウハウと人材が足りない場合にはBPOサービスの検討も

以上、課題と解決策についてお伝えしてきましたが、「そうは言っても、ノウハウも無いし人材が足りないよ」という場合には、業務委託によるBPOサービスの活用も検討してみましょう。

BPOサービス提供会社は受発注業務を効率的に行うノウハウや人材・設備を保有しています。受発注業務の効率化が難しいと感じる場合には、解決策の1つとして「BPOサービスの活用」も頭に入れておいてください。

5. 受発注業務の効率化のポイント

課題と解決策については触れていきましたが、今やっている受発注業務を効率化するためには何をすれば良いのでしょうか。押さえておくべきポイントをまとめてみました。

5-1. 現担当者の意見を聞く

受発注業務の効率化を検討する際は、まず現場担当者の意見を聞いていきましょう。
受発注業務の効率化は、業務フローを作成したりデジタル技術を活用したりする必要があります。多機能のデジタルツールを導入しても、現場担当者が正しく操作できなければ意味がありません。何かを導入するにしても、現場担当者の意見を聞きながら導入していくようにしましょう。

5-2. 受発注システムの選び方を意識する

受発注システムの選び方には、次のようなポイントがあります。

• 自社に見合う機能が搭載されているか
• 規模に見合っていて費用対効果が感じられるか
• 操作性に優れていて現場で活用できるか
• サポート体制が充実しているか

「最新型だから良さそう」とか「他社も使っているからうちも」といった安易な考え方でシステムを選ばないよう、意識しておきましょう。

5-3. BPOサービス利用時の条件を定めておく

BPOサービスを選ぶ場合には、会社として譲れない条件を定めておきましょう。条件の項目としては「コスト」「品質」「セキュリティ」「納期」などがあります。
こういった条件を定めておいて提示することで、トラブルもなく受発注業務を委託できるようになります。

6. 受発注業務のご依頼なら、パーソルワークスデザインへ

受発注業務の委託をお考えの場合には、パーソルワークスデザインにお任せ下さい。
当社ではBPO専業50年のノウハウを最大限に活用し、様々な課題を解決してまいりました。お客様に合わせたシステム開発や業務の可視化や標準化など、柔軟な対応も得意としております。

受発注業務の委託に関する詳細につきましては、下記の「受発注業務アウトソーシング」のページをご確認のうえ、お気軽にお問い合わせくださいませ。