AI OCR とは何か?OCRとの違いや活用するメリット・事例などを徹底解説

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AI OCR とは何か?OCRとの違いや活用するメリット・事例などを徹底解説

AI OCR とは何か?OCRとの違いや活用するメリット・事例などを徹底解説

近年、デジタル化が進むにつれ、OCR(Optical Character Recognition)技術による書類の読み取りが注目されています。また、最近ではAI技術の進歩により「AI OCR」と呼ばれる高度なOCR技術も登場しています。

そこで本記事では、「AI OCRとは何か」だけでなく、OCRとの違いや活用するメリット・デメリットAI OCRの導入成功のポイントに至るまで徹底的に解説していきます。

本記事を読んでいただくことで、AI OCRの導入における基礎知識から成功のポイントまで理解でき、企業がより効率的に業務を行って業務効率化やコスト削減を実現していくためのヒントが得られるでしょう。

1. AI OCRとは?

AI OCRは、単に紙文書をスキャンして電子化するだけでなく、文字認識技術によってテキストデータを抽出することが可能になります。そのため、業務の自動化や効率化に役立ち、さまざまな業種や職種で幅広く活用されています。

具体的に活用されているシーンとしては、財務・経理部門の領収書や請求書の処理、医療機関の診療記録の電子化など、さまざまな業務が挙げられます。AI OCRを活用することで、業務の効率化が図れるため、「従業員の負担軽減やコスト削減が期待できる」と導入する企業も増加しているようです。

また、AI OCRは、RPA(Robotic Process Automation)などの自動化技術と組み合わせることで、より高度な業務の自動化が可能になることからも大きな注目を浴びています。

2. 「AI OCR」と「OCR」との違い

AI OCRとOCRの違いは、AI技術の有無にあります。OCRは、スキャンした文書をコンピュータで処理し、テキストデータを抽出する技術です。

一方、AI OCRは、OCRに加えてAI技術を使い、より高度な文字認識や解析を行うことができます。特に手書き文字の認識精度に課題があったOCRと異なり、手書き文字でも高い精度で識別が可能です。

そのため、AI OCRは、業務の自動化や効率化に役立ち、特に大量の文書を処理する業務においては非常に有用な技術だといえるでしょう。

3. AI OCRの種類

AI OCRには、汎用性の高いものから業務に特化したものまで、さまざまな種類があります。ここでは、AI OCRを大きく分類した下記の3つのタイプについて解説していきます。

  • 汎用×定型フォーマット型
  • 汎用×非定型フォーマット型
  • 業務特化×非定型フォーマット型

それぞれのタイプには特徴がありますので、順を追って説明していきましょう。

(1)汎用×定型フォーマット型

「汎用×定型フォーマット型」は、さまざまな種類の帳票を読み取れる「汎用性」を持ちながら、あらかじめ帳票のフォーマットが「定型化」されています。

帳票のフォーマットを事前に定義することで、「どこに何が書かれているか」を指定し、情報の抽出を行います。フォーマットが「定型化」されているため、文字の抽出精度は高くなるものの、人間がフォーマット定義を行わなければならないため、事前の設定準備に時間が掛かってしまうデメリットがあります。

(2)汎用×非定型フォーマット型

「汎用×非定型フォーマット型」は、読み取る帳票の種別が「汎用」であり、帳票のフォーマットが「非定型」であるタイプのことを指します。この場合、AIに帳票のフォーマットを学習させることで、「どこに何が書かれているか」を人間が定義する必要がなくなるメリットがあります。

ただし、AIにフォーマットを学習させるためには、学習用のデータを収集する必要があり、また、学習に多くの時間が掛かる場合があるでしょう。

さらに、新しいフォーマットの帳票がある場合には、学習がまだされておらず読み取りができない場合があるだけでなく、精度が低くなってしまうこともあります。

(3)業務特化×非定型フォーマット型

「業務特化×非定型フォーマット型」は、読み取る帳票の種別は「特定種別」で、帳票のフォーマットが「非定型」です。たとえば「請求書」や「納品書」のように、対象となる帳票は限られますが、業務に特化することでサービス提供企業はあらかじめAIにフォーマット学習をさせることができます。そうすることで、ユーザーが事前に学習させる必要がありません。

また、業務特化であるため、帳票に記載されている情報だけでなく、会計システムに入力が必要な「部門」や「科目」などの仕訳データもAIで抽出・作成することができます。これにより、OCRで抽出したデータをより簡単かつ効率的に業務システムに連携させることもできるのです。

4. AI OCRを活用するメリット

AI OCRを活用するメリット

AI OCRを活用することによって、以下のようなメリットがあります。

  • 文字の識字率が高い
  • コストが削減できる
  • RPAとの連携で大幅な業務効率化が期待できる

それぞれ詳しく確認していきましょう。

メリット(1)文字の識字率が高い

AI OCRは、人間が手書きをしたものや印刷された文字を高い精度で認識できるため、文字の識字率が非常に高いというメリットがあります。

この高い精度によって、従来のOCR技術では読み取りにくかった手書き文字や機械的に印刷された文字の読み取りが可能になっており、さらには多言語にも対応できるようになります。

そのため、従来の手作業による入力作業を大幅に削減することが可能です。また、精度が高いため、読み取り漏れや誤認識のリスクも低くなるでしょう。

メリット(2)コストが削減できる

AI OCRを利用することで、従来の手作業に比べてコストを削減することが可能になります。帳票の読み取りやデータの抽出作業が自動化されるため、従業員が帳票を手動で入力する必要がなくなります。

また、AI OCRを導入することで、誤認識を削減して品質を向上させることができるため、業務の生産性を向上させることができます。

その結果、コストを削減できた分をIT投資や設備投資に分配することも可能になり、企業が成長するためのリソースを増加させることができるというメリットもあるでしょう。

メリット(3)RPAとの連携で大幅な業務効率化が期待できる

AI OCRを活用するメリットの1つとして、RPA(Robotic Process Automation)との連携で業務の効率化が期待できる点もあります。

RPAは、ルーチンワークや繰り返しのタスクを自動化するための技術です。そのRPAとAI OCRを連携させることで、従来は人が行っていた作業を自動化することができ、業務の生産性を飛躍的に向上させることができるでしょう。

例えば、AI OCRによって帳票の読み取りやデータ抽出が自動化された場合、そのデータをさらに自動的に処理するRPAを導入することで、帳票処理からデータ入力までの作業を完全に自動化することが可能になります。そのため、これまで手動で行ってきた業務の大幅な効率化が期待できるでしょう。

5. AI OCRを活用するデメリット

AI OCRは業務の自動化や生産性向上など多くのメリットがある一方で、導入するうえではデメリットも存在します。ここでは、AI OCRを活用する際に注意が必要なデメリットについて下記の通り3点を紹介しますので参考にしてください。

  • 導入コストが掛かる
  • セキュリティ対策が必要
  • 手書きの文字認識が完全ではない

それぞれ詳しく見ていきましょう。

デメリット(1)導入コストが掛かる

AI OCRの導入には、イニシャルコスト(初期費用)やランニングコスト(維持費用)が掛かる場合があります。

自社運用で使う「オンプレミス型」のAI OCR製品はイニシャルコストが高く、オンラインで使う「クラウド型」は初期費用が低いものが多いといえます。ランニングコストには、AI OCR製品に対して毎月決まった金額を支払う「月額利用料」や、使用した量に応じた金額を支払う「従量利用料」などが含まれます。

これらのコストを考える際には、導入前に“費用対効果”を正しく計算することが重要です。費用対効果を計算するというのは、イニシャルコストとランニングコストを含めた「総コスト」と、導入によって期待できる「コスト削減額」や「効果」を比較します。そうして、導入のメリットがコストを上回るかどうかを冷静に判断しておくのです。

デメリット(2)セキュリティ対策が必要

AI OCRが処理するデータが機密情報である場合、セキュリティ上のリスクが発生する可能性があります。そのため、OCRシステムを導入する際には、データの暗号化やアクセス制限、二段階認証などのセキュリティ対策が必要でしょう。

また、OCRシステムの運用中にも、定期的なセキュリティチェックや、脆弱性の発見・対策、社内教育などを行い、セキュリティリスクを最小限に抑える必要があります。

AI OCRシステムを導入する場合には、導入するうえでのメリットにばかり目を向けるのではなく、セキュリティリスクに対する適切な対策を講じて、定期的なチェックや教育などを行うことも重要でしょう。

デメリット(3)手書きの文字認識が完全ではない

手書きの文字の読み取り精度について、100%の精度を得ることが難しい場合があります。手書きの文字は人間が書いたものなのでどうしても個人差があり、同じ文字でも書き方や筆圧、形状が異なる場合があるためです。

PCからの出力文字と比較しても多様であるため、OCRシステムがすべての手書き文字を正確に認識することは困難といえるでしょう。

手書き文字の読み取り精度を上げるためには、膨大なデータセットを用いた学習が必要になります。さらに、「人間によるチェック」や「手書き文字の書き方のルールを統一する」ことも、精度向上のためには有効な手段になるかも知れません。

6. AI OCRの導入を成功させる3つのポイント

AI OCRの導入を成功させる3つのポイント

続いて、AI OCRの導入を成功させるための以下の3つのポイントについて、詳しく解説していきます。

  • 導入前にトライアルを実施する
  • AI OCR製品の操作性を確認する
  • サポート体制が充実しているか確認する

それぞれ確認していきましょう。

ポイント(1)導入前にトライアルを実施する

AI OCRの導入を検討するうえで最も重要なポイントの1つが「読み取り精度が実運用に耐えられるか」ということです。手書き文字の認識など、OCRシステムが正確にデータを読み取れない場合、導入効果が得られず、むしろ業務効率を悪化させてしまうリスクもあります。

そのため、AI OCRシステムの読み取り精度を確認するには、事前にAI OCRシステムのデモンストレーションやトライアルを受けてみることが望ましいでしょう。また、実際のデータを用いた「精度テスト」を行うことで、OCRシステムが実際の運用に耐えられるかどうかを確認することができます。

ポイント(2)AI OCR製品の操作性を確認する

AI OCRの導入を成功させるためには、「操作や設定が簡単にできるかどうか」も重要です。特に、AI OCRシステムを利用するユーザーが多い場合は、システムの使い勝手が良いことや簡単な操作性が必要不可欠といえるでしょう。

例えば、AI OCRシステムの設定画面が複雑で分かりにくい場合、ユーザーが正しく設定できずにエラーが発生してしまう可能性もあります。また、ファイルのアップロードに煩雑な手順を要する場合、OCRシステムを利用するユーザーが大きなストレスを感じてしまう可能性もあるでしょう。

そのため、AI OCRシステムを導入する前に、「システムの使い勝手」や「操作性」についても確認しておく必要があるのです。

ポイント(3)サポート体制が充実しているかを確認する

AI OCR製品に対するサポート体制が充実しているかを確認しておくことも重要です。AI OCRシステムは、多くの場合、専門的な知識やスキルが必要であり、システムの運用に不具合や問題が発生した場合には、迅速な対応が求められます。

そのため、導入前にAI OCRシステムのベンダーが提供している「サポート体制」について確認しておくことが必要です。具体的には、サポート窓口が存在するかどうか、サポート体制が24時間体制であるかどうかなどを確認し、対応時間が限られている場合にはその時間帯を確認しておくことが必要です。

7. AI OCRを活用したアウトソーシングならパーソルワークスデザインへ

AI OCRの導入は、業務の効率化を進めるうえで非常に重要になっています。特に「紙の書類を扱う業界では必須」ともいえるでしょう。

紙の書類を扱う業界といえば、代表的なところで『保険業界』が挙げられます。保険の業務においては、契約書や申請書など多くの書類が扱われ、業務が煩雑になっているものです。保険サービスも多様化しており、保険代理店では「業務が逼迫している」との声をよく耳にします。

私たちパーソルワークスデザインでは、保険代理店業務のアウトソーシングサービスを展開しています。これまで保険会社の代理店営業担当者様が行っていた、代理店の支援や問い合わせ対応、事務対応を代行させていただきます。

具体的には、「新契約」「保全」「保険金」「代理店明細」「役所照会」など、保険会社のバックオフィス業務をお引き受けするだけでなく、パーソルグループならではの豊富な人材供給力で、“代理店営業経験者”などの人材がサービスをご提供してまいります。

サービスの種類としても、「リモートソリシターサービス」「代理店点検サービス」「代理店資材発送サービス」「ヘルプデスクサービス」など、お客様のニーズに合わせた多様なサービスをご用意しています。

AI OCRの導入も含め、保険代理店業務についてお困りのことがありましたら、ぜひお気軽にご相談くださいませ。

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