面接代行を活用して採用業務を効率化!依頼できる業務範囲や選び方を解説

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面接代行を活用して採用業務を効率化!依頼できる業務範囲や選び方を解説

面接代行を活用して採用業務を効率化!依頼できる業務範囲や選び方を解説

「数少ない人員で面接を回しているが限界」「面接以外の重要な業務にリソースを割きたい」といった悩みを持つ企業も多いのではないでしょうか。

採用計画や戦略の策定、人事制度の見直しなど、面接のほかにも注力すべき人事業務は多岐にわたります。とはいえ、面接は貴重な候補者との接点であり、入社を左右する重要な場面でもあるため、軽視できません。そうした状況下で、リソース不足により各種業務がおざなりになってしまうと、さまざまな側面で大きな負担がかかってしまうことでしょう。

本記事では、リソース削減に役立つ「面接代行」について、依頼できる業務やメリット、選び方などを解説します。業務効率化を図り、別のコア業務に注力したい方は、ぜひ最後までご覧ください。

1. 面接代行とは

面接代行とは、面接関連業務を、自社に代わって採用のプロに実施してもらえるサービスです。
具体的には、オフライン・オンライン面接の実施、面接後の評価といった業務を実施してもらえます。

実際には面接代行のみに特化したサービスは少なく、採用代行(RPO)のサービスの1つとして面接代行も請け負っているケースが多いでしょう。

採用代行サービスとは、「採用計画の立案」「戦略策定」「ターゲット策定」「求人媒体の選定」「面接代行」「内定フォロー」といった、採用に関わる各種業務を一括して依頼できるサービスを指します。その中でも、面接に焦点を当てたものが面接代行です。

面接代行は、面接対応に時間をかけられない企業におすすめです。面接代行の利用により、採用活動の工数削減や負担軽減、質の高い面接実施などが叶います。

2. 面接代行に依頼できる業務範囲

面接代行に委託できる業務としては、以下の4つが代表的です。

  • 採用ターゲット・条件の確認
  • 質問内容・評価基準の策定
  • 面接の実施
  • 面接後の評価

面接関連業務の中でも外注の必要な部分を代行会社に依頼することで、業務の負担を減らせると共に、プロの水準で遂行できるようにもなります。

2-1. 採用ターゲット・条件の確認

面接代行では、採用ターゲット・採用条件のすり合わせをおこないます。

求める人材を獲得するためには、どのようなターゲットを採用する必要があるのか、どういう条件で採用するのがベストかを代行会社とすり合わせ、共通認識を持つことが重要です。企業の強みや弱み、課題、ビジョン、ハイパフォーマー社員の特徴、採用ポジションを考慮した上で、最適な採用ターゲット・条件を策定します。

採用ターゲット・条件の確認については、代行してもらうというよりも、依頼企業と代行企業とが共に採用の前提条件について検討する側面が強いでしょう。面接の前提となる重要な部分のため、しっかりと意見交換をすることが大切です。

2-2. 質問内容・評価基準の策定

面接代行では、ミスマッチを防ぐために、質問内容・評価基準の策定をしてもらえます。

すり合わせた採用ターゲット・条件に合わせて、面接でどのような質問をして人材を絞り込んでいくのか、どのような評価基準で優劣を決めるのかを策定していきます。

質問内容や評価基準というのは明文化されておらず、経験豊富な担当者の感性に基づきおこなっているケースが少なくありません。しかし、属人化すると、担当者ごとにやり方や採用基準にズレが生じるため、必要な人材を安定的に確保していくことが難しくなってしまいます。質問内容・評価基準を具体的な内容に落とし込むことでバラツキを少なくし、ミスマッチを防ぎやすくなるのです。

2-3. 面接の実施

面接代行では、経験豊富な面接官に、実際の面接を代行してもらえます。前述のとおり、事前に採用条件に関してのすり合わせをしているため、「自社に合わない人材を採用された」といった問題が起きにくいのが特徴です。

ただし、一次面接のみを依頼するのが一般的であり、二次面接や最終面接は自社で対応するケースが多いでしょう。面接実施後の合否連絡やフォローも、多くの会社で対応しています。

中には、1対1の面接だけではなく、集団面接やグループワークに対応してくれる面接代行会社もあります。会社ごとに面接の対応範囲が異なるため、自社の形式に対応できるのかを事前に確認することが大切です。

また、面接前に社員への模擬面接を実施することで、自社の社員の特徴を掴み、より実態に沿う人材の採用をしやすくする工夫をしているところもあります。

2-4. 面接後の評価

面接代行では、面接後に面接の評価・振り返りをおこない、応募者の見極めをしてもらえます。

事前に策定した評価基準に沿って評価をおこない、次の選考への通過者・落選者を決定するため、ブレなく適正な人材を通過させられます。

振り返りも重要な部分であるため、面接後には代行担当者とのすり合わせをしっかりとおこなうことが大切です。振り返りでは、面接内容を整理した上で、自社の担当者に情報共有がされます。前述のとおり、二次面接以降は自社で担当しなければなりません。各応募者の評価やフィードバックを共有しておくことで、二次面接時により精度高く応募者を見極められるようになるでしょう。

3. 面接代行を活用するメリット

面接代行の利用により得られる主なメリットは、以下のとおりです。

  • 面接担当者の工数を削減できる
  • 面接担当者がコア業務に集中できる
  • 採用基準を統一できる
  • 面接ノウハウを獲得して面接レベルの向上につなげられる

「負担が大きすぎて社員が疲弊している」「採用者のバラつきが多い」といった課題を抱える企業は、面接代行による解決が期待できます。

3-1. 面接担当者の工数を削減できる

面接担当者の業務の一部を委託することで、工数の削減が可能です。

面接業務は面接だけに留まらず、スケジュール管理や候補者への連絡など多岐にわたります。そのため、面接業務の一部を委託するだけでも工数を削減でき、自社の負担の軽減が可能です。また、自社のリソースに余裕ができることで、応募者に対してスピーディーかつ丁寧な対応ができるようになる点も、メリットといえるでしょう。

3-2. 面接担当者がコア業務に集中できる

面接担当者の業務の一部を委託することで、コア業務により多くのリソースを投下できるようになります。

たとえば、余計な業務が減ることで採用度の高い人材のみに焦点を当てられ、手厚くフォローできるようになる、などです。結果的に離脱者を抑制でき、採用人数の向上につながる可能性も高まるでしょう。

面接は採用業務の一部であり、さらに採用業務はほかの業務との兼務でおこなっているケースも少なくないはずです。面接業務や付随してそのほかの採用業務を依頼することで、より重要な業務や優先したい業務に集中できるようになります。

3-3. 採用基準を統一できる

面接代行会社のサービスを活用することで、採用基準を統一できます。

面接代行では、ミスマッチを防ぐために採用ターゲット・条件に合わせた評価基準をつくるのが一般的です。しっかりと言語化して評価基準を策定することで、採用基準を明確化できます。人事担当者のスキルが未熟段階の場合、また人事担当者の工数不足の場合などは人事評価にブレが生じやすいため、そのようなケースでとくに効果を発揮するでしょう。

3-4. 面接ノウハウを獲得して面接レベルの向上につなげられる

面接代行会社のノウハウを自社に活かすことで、自社の面接スキルが上がる点も利点です。

面接代行会社は、ただ機械的に面接をこなすのではなく、プロが採用成果の最大化に向けてノウハウを駆使し、面接に臨みます。

そのため、選考時に同席することで、面接ノウハウを吸収できるのです。とくに面接担当者のスキルが未熟段階の場合には、同席のメリットが大きくなるでしょう。面接のスキルが不足している担当者を一緒に参加させることで、有益な気付きや知識を得られ、面接のレベルアップが期待できます。

4. 面接代行を活用するデメリット

メリットの大きな面接代行ですが、利用に際しては注意しておくべきポイントもあります。
具体的には、以下のデメリットを知っておくことが大切です。

  • 採用ターゲットのミスマッチが起こる可能性がある
  • 自社の魅力をアピールしきれない可能性がある
  • 応募者・内定者との関係を構築しにくい
  • 法律的な危険性がある

デメリットについてもしっかりと理解しておくことで、思わぬ失敗を防ぎやすくなります。

4-1. 採用ターゲットのミスマッチが起こる可能性がある

最初の条件すり合わせが不十分な場合、面接代行会社と企業との間で認識のズレが生まれる可能性がある点には注意が必要です。

採用ターゲット・条件の確認が不十分だったことで、面接通過者が自社の希望に沿わなかった、採用したかった人を落選させてしまった、といった問題が生じるケースがあります。

また、応募者の中には、一緒に働く人(面接担当者)に魅力を感じて入社を決めるケースもあるでしょう。一次面接担当者が自社の人間ではないことが判明した場合には、マイナスに働く可能性が考えられます。

4-2. 自社の魅力をアピールしきれない可能性がある

面接代行会社の担当者が自社の人間ではないことから、詳細な部分や実情について魅力を伝えきれない可能性があることも、デメリットでしょう。

一次面接においては、採用側が応募者を見極めるだけでなく、自社に対して興味を持ってもらうことも重要です。自社の魅力を熱意・感情をのせて語れるのは、自社の社員に限ります。代行会社の担当者に任せることで「淡々と説明されて、あまり魅力を感じなかった」というように機会損失が生じるかもしれません。

自社の事業やポジションの魅力をアピールしきれないリスクがある点にも、注意が必要です。

4-3. 応募者・内定者との関係を構築しにくい

面接など応募者との接点が生じる部分を面接代行会社に任せることで、得られるはずのコミュニケーション機会が減ってしまう点にも留意しなければなりません。

優秀な人材を確保したり、適切に応募者の能力や人柄を見極めたりするには、面接などのステップを通じて信頼関係を築いておくことも重要です。

しかし、委託する業務の幅が広がれば広がるほど、応募者と直接コミュニケーションを取る機会は減少してしまいます。結果として、応募者と信頼関係を築くのに時間がかかってしまう可能性や、十分な関係性を構築しきれずに選考が終わってしまうリスクがあります。

4-4. 法律的な危険性がある

面接での質問によっては、法律違反に該当する可能性がある点にも注意が必要です。

厚生労働省は「公正な採用選考」の考え方を示しています。

出生地や宗教、家族に関すること、住宅状況、生活状況など、適性と能力に関係がない事項を訊ねることは原則として禁止されており、就職差別につながる恐れがあります。健康状態や人生観は、採用後に長く在籍してもらえそうかを判断する上で役立つ内容ではありますが、これらも控えなければなりません。

法令遵守意識は会社ごとにさまざまです。高いコンプライアンス意識を持ってリスク回避に努める会社もありますが、中には面接担当者への充分な教育がされておらず、際どい質問をしてしまうケースもあります。

※参考:厚生労働省「公正な採用選考の基本」

5. 面接代行の上手な使い方

面接代行を上手に活用するためには、以下のポイントを意識することが大切です。

  • 面接代行会社と面接前に十分なすり合わせをする
  • 面接関連業務の委託範囲を限定的にする
  • 契約前に法的な知識があるか確認する

採用人材のミスマッチを防ぐためには、面接代行会社としっかりとコミュニケーションを取り、充分なすり合わせをしておくことが大切です。採用ターゲット・条件を充分に確認した上で、質問内容・評価基準を策定していきましょう。

応募者とのコミュニケーション機会を逃さないためには、一部の面接を依頼するに留める必要があります。また、二次面接以降で情報を補足できるように、一次面接の内容を詳細に情報共有してもらうようお願いしておくことも重要なポイントです。

法律トラブルを防ぐためには、契約前に法律的な危険性を把握しているかどうかを確認することが有効です。法的な側面にもしっかりと配慮している会社であれば、面接時に注意していることなどを説明してもらえます。万が一に備えて、トラブルが起きた場合の対処方法まで決めておくと、より安全でしょう。

6. 面接代行の活用がおすすめな企業・人事部の特徴

面接代行の利用によりとくに大きなメリットが得られる企業・人事部の特徴としては、以下のケースが挙げられるでしょう。

  • 面接担当者(人事部全体)のリソースが不足している
  • 面接の評価基準や採用基準が明確ではない
  • 面接のノウハウが不足している/面接担当者のスキルが未熟である

面接実施に必要なリソースが不足していて手が回っていない企業は、面接業務を委託することで、自社に余裕を持たせられるようになります。面接工程のどの部分が欠けているかは企業ごとにさまざまですが、自社の対応しきれていない部分を代行会社によって補うことで、当該業務の品質を高められるでしょう。また、別の重要な業務に、より集中できるようになります。

面接の評価基準・採用基準が曖昧な場合も、面接代行の利用が適しているでしょう。代行会社は豊富な知見に基づき、自社の希望をヒアリングしつつも、評価基準・採用基準を固めていきます。それにより、担当者ごとの評価のムラを大きく抑制できるようになります。

代行会社は、自社の面接担当者のレベルアップを図りたい場合においても有益です。面接のプロと同席することで、質問やコミュニケーションのテクニックを学べます。とくに新しい面接形式であるオンライン面接に対しては、知見のない企業も多いことでしょう。オンライン面接に対応している会社に依頼することで、役立つノウハウを吸収できます。

7. 面接代行会社を選ぶ時に見るべきポイント

やみくもに面接代行会社を選定することで、想定外の失敗に終わるケースもあります。
代行会社を選ぶ際には、以下のポイントを意識しましょう。

  • 依頼できる業務範囲が合っているか
  • 自社と近い業種や職種の実績があるか
  • 情報共有の頻度・方法が希望に合っているか
  • 柔軟性があるか

それぞれの詳細について解説します。

7-1. 依頼できる業務範囲が合っているか

面接代行会社によって依頼できる業務範囲が異なるため、依頼できる業務範囲が合っているかを確認することがポイントです。
面接代行に依頼できる業務内容には、以下のようなものがあります。

  • 採用ターゲット・条件の確認
  • 質問内容、評価基準の策定
  • 面接の実施
  • 面接後の評価など

どの業務に対応可能なのかを事前にしっかりと確認しておくことで、ミスマッチを防ぎやすくなります。

また、自社が集団面接やグループワークを希望している場合は、それらに対応しているのかも確認しましょう。個別面接にしか対応していないケースも少なくないため、注意が必要です。

7-2. 自社と近い業種や職種の実績があるか

面接代行会社によって得意分野が異なるため、自社と近い業種や職種の実績があるかを確認することも大切です。

業種や職種によって面接のポイントは変わるため、自社の業種・職種において充分な実績を持つ企業に依頼する必要があります。とはいえ、必ずしもピンポイントで一致する必要はなく、自社に近い業種や職種でも充分でしょう。

また、中途、新卒、アルバイトなどの募集形態の違いによって、必要なノウハウや知識も異なってくるため、自社の募集形態に対応しているかも要チェックポイントです。

これらは、ホームページや資料などに「導入事例」や「対応分野」「実績」として掲載されてあることが多いため、それらを確認しましょう。

7-3. 情報共有の頻度・方法が希望に合っているか

どの程度の頻度、どのような方法で情報共有をしてもらえるかも、面接代行を利用する際に知っておきたい重要なポイントです。
自社が希望する頻度や方法でコミュニケーションがとれなければ、「進捗が分かりづらい」「必要な情報が手に入らない」といった問題が生じます。

日々の連絡頻度や内容、連絡方法を確認することで、そのようなリスクを防げます。文面なのか口頭なのか、対面なのかオンラインなのか、ミーティングはあるのか、あるならどの程度の頻度なのか、が確認のポイントです。

齟齬なくスムーズに選考を進めるために、コミュニケーションが円滑にとれるかどうかを必ず確認しておくようにしましょう。

7-4. 柔軟性があるか

面接代行を無理なく継続して活用するためには、自社から追加要望が出た場合の対応についても選定時に見るべきポイントです。

面接では日程調整を中心として変更が発生することも少なくないため、対応における柔軟性の有無を確認しておくことが大切です。また、対応してもらえるかどうかだけでなく、どのように対応が可能なのか、追加費用は発生するのか、いつまでに希望を伝えるべきかなど、具体的に確認しましょう。

面接の日程変更や追加対応が発生した場合の対応可否について、しっかりとすり合わせをしておくことも、選考をトラブルなくスムーズに進めるために重要です。

8. 面接代行会社のおすすめ5選

最後に、面接代行・面接支援をお願いしたい場合におすすめの会社を5つご紹介します。

「そもそも応募者が集まらない」「ターゲットにアプローチしても反応がない」といった課題を抱えている方は、パーソルワークスデザイン株式会社も忘れず確認するとよいでしょう。面接に限らず、採用活動全般の支援に長けています。

8-1. 株式会社プロジェクトHRソリューションズ

株式会社プロジェクトHRソリューションズ

※出典:株式会社プロジェクトHRソリューションズ

株式会社プロジェクトHRソリューションズは、プロフェッショナルリクルーターによる面接代行サービスを提供しています。

市場調査や面接内容の設計提案、模擬面接、デモビデオムービーの送付などに対応可能です。

新卒・中途・専門職種・アルバイトと、あらゆる雇用形態の採用面接に対応可能であるため、「アルバイトを想定していたが、新卒にしか対応していなかった」といった問題の発生を防げます。

クライアント企業の市場に関して充分なリサーチをおこない、理解を深めた上で面接代行を実施してもらえるのが強みです。そのほか、ミスマッチを防ぐために代行前の模擬面接を実施してくれたり、機械的な対応にならないよう配慮された面接をおこなってもらえたりします。

8-2. 株式会社トライアンフ

株式会社トライアンフ

※出典:株式会社トライアンフ

株式会社トライアンフでは、採用代行サービスの一貫として、面接代行サービスを提供しています。

充分な面接経験を積んだ社員・パートナーが多数在籍しており、プロの面接官に面接を代行してもらえるのが強みです。
800社以上の導入実績があり、サービス業やメーカー、ソフトウェア情報処理、公社・官庁と幅広い業種に対応可能です。

リモート型と常駐型があり、自社の希望に応じてよりマッチするほうを選択できます。リモート型は、採用業務を一括してアウトソーシングしたい場合におすすめです。常駐型は面接・内定交渉や社内交渉・調整と、人事業務を幅広くサポートしてもらいたい場合に適しています。

8-3. マンパワーグループ株式会社

マンパワーグループ株式会社

※出典:マンパワーグループ株式会社

マンパワーグループ株式会社は、採用代行・RPOの支援会社です。55年以上の確かな経験とノウハウを活用した、高品質なサービス提供を得意としています。

面接に特化したサービスではなく、人材採用に関する幅広い支援を受けられます。面接関連業務としては、面接調整、面接・試験実施、合否判定、合否連絡などに対応可能です。

クライアントリピート率が90%と高く、満足のいくサービスを受けられるのが強みです。

フルパッケージ型と選択型があり、フルパッケージ型では採用の全工程にまつわる業務をアウトソースできます。採用活動の中で自社が依頼したい一部業務だけを切り出して委託できるのも、嬉しいポイントです。

8-4. 株式会社アールナイン

株式会社アールナイン

※出典:株式会社アールナイン

株式会社アールナインでは採用代行サービスを提供しており、対応業務の一部として面接のサポートもおこなっています。

年間30,000件以上の採用実務を担うプロが、面接をサポートします。面接代行やグループワーク選考代行、リクルーター代行、面接官向け研修、リクルーター向け研修といった支援が可能です。

これまでに600社以上の導入実績があり、専門商社やIT企業、人材企業と、幅広い業種の支援をしてきました。
顧客満足度90%、継続率97%と依頼に満足をしている企業が多いため、親切丁寧に対応してくれる会社を希望する場合におすすめです。

採用代行を初めて利用する企業でも始めやすい料金プラン(お手軽プラン)があるため、費用を抑えて依頼したい企業にも適しているでしょう。

8-5. パーソルワークスデザイン株式会社

パーソルワークスデザイン株式会社

※出典:パーソルワークスデザイン株式会社

パーソルワークスデザイン株式会社は、面接だけでなく採用活動全般に課題のある企業におすすめです。

採用代行だけではなく採用支援全般を得意としているため、依頼できる業務の幅が広く、面接支援に留まらない点が強みです。採用計画の立案や戦略策定、母集団形成、人物要件定義、選考プロセス改善、入社対応などを、コンサルティング・代行支援しています。

新卒・中途・アルバイト・パート支援と、あらゆる雇用形態に対応しており、膨大な採用知見があるため職種制限もありません。

面接の代行はしていないものの、採用面接官のトレーニングや面接の日程調整ができるチャットボットの提供(アルバイト・パート採用)を通じて、面接の支援が可能です。

評価方法の策定代行や、見極め・惹きつけといった面接官に必要不可欠なトレーニングの実施で、クライアント企業の面接をサポートします。オンライン面接の支援にも対応可能です。

パーソルワークスデザイン株式会社は、確かな実績とノウハウを持つ企業に依頼したい方におすすめです。国内最大規模の人材総合企業として長年積み重ねてきた豊富な人材マーケット知見を活用し、クライアント企業の採用を成功に導きます。法律面の知識も深く、ヒアリングやコミュニケーションにも長けているため、安心して依頼いただけます。

9. まとめ

面接代行の利用により、採用ターゲット・条件の確認や質問内容・評価基準の策定、面接の実施、面接後の評価といった各種業務を代行委託できます。

採用知見の豊富なプロに代行してもらうことで、面接業務のリソース軽減や、採用基準の統一によって確保できる人材を安定化、またコア業務へのリソース集中が実現可能です。コア業務に集中できることで採用コストを下げられるのも、大きなメリットでしょう。

面接代行で成果を出すには、見るべきポイントに注意して、自社に適したサービスを選ぶことが大切です。また、採用活動全般に課題を抱えている場合は、面接業務の委託だけでは充分とはいえません。採用代行の活用により、採用プロセスの根幹から見直すことで、より多くの優秀な人材を獲得しやすくなります。依頼に際して、採用代行もぜひ検討してみてください。

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