採用ペルソナ作成ガイド|採用効率を大幅に向上させる実践的手法5つ

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採用ペルソナ作成ガイド|採用効率を大幅に向上させる実践的手法5つ

採用ペルソナ作成ガイド|採用効率を大幅に向上させる実践的手法5つ

「狙いを定めてアプローチしているものの、採用につながらない」「採用に至ってもミスマッチが多い」といった課題を抱える企業もあることでしょう。

採用活動の効率化とマッチング精度の向上には、「ペルソナ設計」が欠かせません。設計したペルソナに沿って採用活動を進めれば、採用活動全体の工数削減につながると考えられます。

本記事では、ペルソナ設計の基礎知識やメリット、設計手順を解説します。採用課題を解決する糸口が掴めるはずですので、採用に行き詰まっている方はぜひ最後までお読みください。

1. 採用活動におけるペルソナとは

採用におけるペルソナとは、「自社が採用したい人物像」を指します。年齢、価値観、前職、スキル、経験などの要素を深堀りし、自社が求める人物像を作成します。ペルソナを設定しておくことで、候補者に対して的を射た訴求・アプローチができるようになるため、採用効率や精度を向上させられます。

たとえば、仕事にやりがいや裁量を求める候補者にワーク・ライフ・バランスの良さを訴求しても、求めるニーズと合致していないため響かないでしょう。ワーク・ライフ・バランスの良さは一般的には好ましい条件とされますが、なかには「休日少なめ・残業時間多めでも気にしない、むしろ仕事に没頭したい」という人もいます。

そのため、仕事にやりがいや裁量を求める候補者には、仕事の楽しさや裁量の大きさ、成長できる環境のアピールが適しています。

ペルソナを設計し、設計したペルソナに沿って採用活動を進めることで、候補者のニーズに的確に応えやすくなります。それにより、反応を得られやすくなるだけではなく、採用後のミスマッチも防ぎやすくなるのです。

1-1. ペルソナとターゲットの違い

ペルソナと類似する概念に「ターゲット」があります。ペルソナとターゲットの違いは、具体性の度合いにあります。ペルソナは「人物像」なのに対して、ターゲットは「求める人物の層」を指します。つまり、ペルソナの方が細かく条件を指定するのです。

  • ターゲット:20代男性で5年以上の営業経験がある
  • ペルソナ:27歳男性で5年以上の営業が経験あり、都内在住で年収は400万円、仕事にはやりがいや裁量を求める…略 など

ターゲットの設定は自社に必要な人材の概観を共有するのに役立ちます。一方、ペルソナの設定は、採用したい人物像の詳細に関して共通認識を持つ上で有用です。またどちらも、施策を講じていく際のアプローチ方法や訴求内容を検討する上でも利用できます。

2. 採用活動においてペルソナを設定するメリット

採用活動においてペルソナを設定するメリット

採用活動でペルソナを作成することで、以下のようなメリットを得られます。

  • 自社の求人に個性を持たせられる
  • 自社にマッチしない応募が減り工数の削減につながる
  • 社内で採用したい人物像に対して共通認識を持てる

それぞれの詳細について解説します。

2-1. 自社の求人に個性を持たせられる

採用活動でペルソナを決めるメリットの1つは、自社の求人に個性を持たせられることです。

ペルソナを設定することで、自社が求めている候補者の解像度が上がります。そのため、多くの候補者から「いい会社だ」と思われるものではなく、一部の候補者(ペルソナ)に興味を持ってもらう求人を作成することに意識が向くようになります。一部の候補者に刺さる求人を作成することで、おのずと個性のある尖った求人を作成できるようになるのです。

個性のある求人は競合他社との差別化を図れるため、それまで応募してもらえなかった候補者からの応募の増加が期待できます。

2-2. 自社にマッチしない応募が減り工数の削減につながる

ペルソナを設定するメリットとしては、自社とミスマッチな候補者からの応募が減ることも挙げられるでしょう。自社にマッチしない候補者が多く応募してきてしまうと、書類選考や面接などで無駄な工数がかかってしまい、人事担当者のリソースが不足しやすくなります。

しかしペルソナを設定すれば、自社にマッチしない候補者からの応募が減少し、対応業務が減ると考えられます。結果、人事担当者の工数削減が可能です。

2-3. 社内で採用したい人物像に対して共通認識を持てる

社内で必要な人物像に関して共通認識を持てるようになることも、ペルソナ設定の利点です。社内で採用したい人物像の共通認識が持てていなければ、関係者ごとにイメージする候補者に齟齬が生じやすくなり、提案する施策の方向性にバラつきが生じやすくなります。結果、方向性を統一するのに時間がかかったり、候補者に対して的を射ないアプローチをしてしまったりするリスクがあるでしょう。

一方で、ペルソナを設定しておけば、現場、人事、経営陣が共通認識を持って採用活動を進められるようになります。ステークホルダーが同じ方向に向かって採用活動を進めることで、話がスムーズに進みやすくなるでしょう。また、施策に一貫性を持たせられることで、候補者へのアプローチが的を射たものになることもメリットです。

3. ペルソナを設計する5ステップ

ペルソナを設計する5ステップ

ペルソナを設計する際には、以下の手順を歩んでいくと良いでしょう。

  1. 現場や経営陣と採用したいターゲットを定義する
  2. 採用の目的を定義する
  3. 求める要件を明確にする
  4. ペルソナの優先度を明確にする
  5. 作成したペルソナを現場や経営陣と擦り合わせる

複数の関係者が設計に携わり、求める要件を明らかにしていくことで、成果の期待できるペルソナ設計が可能です。それぞれの詳細について解説します。

ステップ(1)現場や経営陣と採用したいターゲットを定義する

まずは、現場や経営陣と、採用したい人物像の大枠をすり合わせましょう。人事だけではなく、経営陣や実際に配属される現場も設計に参画し、方向性を一致させることが大切です。経営陣や現場とのすり合わせを行わないと、現場にそぐわないペルソナを設計してしまい、文字通り「架空の人物像」で終わってしまうリスクがあります。

自社にマッチしており、採用につながるペルソナ、入社後に活躍してくれるペルソナを設定するためには、現場や経営陣との協力が欠かせません。

ステップ(2)採用の目的を定義する

ペルソナを設計後は、そもそもなぜ採用が必要なのかを考えましょう。以下のように採用目的を問いかけ、社内で答えを出していくのがおすすめです。

  • 欠員を補充したいのか
  • 事業拡大に向けて、多くの人材を確保したいのか
  • 新しい知識やスキルを持つ人材を取り入れて、企業を活性化させたいのか
  • 将来の幹部候補を育成したいのか

採用する目的を明らかにすることで、ペルソナ像や必要なアプローチがより明確になります。

ステップ(3)求める要件を明確にする

次に、ペルソナにはどのようなスキルや知識を持っていて欲しいのかを明確にしていきます。以下3つの基準に沿って要件を1つずつ考えていくことで、社内に必要な人材の要件が整理されます。

  • MUST:必ず有しておくべき条件
  • WANT:あると望ましい条件
  • NEGATIVE:評価する必要のない項目

※MUSTとWANTの間にNEEDの条件を設けることもできます。

いずれにせよ項目を考える際には、自社の業務で必要な要件に絞って採用するようにしましょう。採用市場のトレンドだから、いつかは必要になりそうだからといった理由で、「TOEIC600点以上」などのNEGATIVEな要件を付けてしまうのは好ましくありません、現状、業務で必要とされない要件を設定しても、採用後、その要件が業務で役に立たない可能性があります。

また、採用条件を不要に厳しくしてしまうのは、無駄に応募者の母数を減らしてしまうのもデメリットです。不要な要件を求人票に記載してしまうと、能力があり、本来応募見込みのあった候補者が「自分は条件を満たさないから応募できない」と応募を控えてしまうリスクがあるのです。

ステップ(4)ペルソナの優先度を明確にする

次に、ペルソナを複数案作成し、どのペルソナから優先順位を高くして狙っていくべきなのかを明らかにしましょう。

複数のペルソナを設計していく理由は、自社の理想的な人材の特徴を1人のペルソナに反映させるのは困難なためです。ペルソナは既存社員の中でも優秀な人材や、標準的な能力を持つ社員を基準に設定されますが、そうした社員を1つの人物像で表現するのは難しいでしょう。そのため、社員の特徴を大きな枠組みで分類し、分類された数だけペルソナを設計するのが理想です。

ただし、用意したペルソナの数だけアプローチ・訴求を切り替えていくのは、リソースの側面で無理が生じます。したがって、ペルソナの中でも優先順位を付け、優先度の高いペルソナから狙っていきましょう。

ステップ(5)作成したペルソナを現場や経営陣と擦り合わせる

ペルソナを作成し、優先順位を決めた後には、最終確認として現場や経営陣と再度すり合わせをすることが重要です。完成したペルソナは、設定を煮詰める中で当初の想定とは異なる方向性に進んでいる可能性があります。再度すり合わせをし、相違のある部分がないかを確認しましょう。問題が見つかれば、現場と経営陣が納得できるペルソナになるよう再調整をします。

4. 採用活動におけるペルソナを設計する際によくある失敗

採用活動におけるペルソナを設計する際によくある失敗

採用活動でペルソナを設計する際には、次のような失敗がよく見受けられます。

  • 不要な情報まで細かく設定をしてしまう
  • マーケットにマッチしていないペルソナを設定してしまう
  • 自社のポジションで獲得できないペルソナを設定してしまう

誤ったやり方で設計をしてしまうと、成果につながりづらくなります。それぞれの詳細について見ていきましょう。

4-1. 不要な情報まで細かく設定をしてしまう

ペルソナ設計でよくある失敗は、自社に必要のない情報まで細かく設定をしてしまうことです。ペルソナを設定することが目的になってしまい、採用には関係ない項目まで深堀りをしてしまうことが少なくありません。

ペルソナは自社にマッチする人材を採用しやすくなる側面がありますが、設定が細かすぎるとデメリットも生みます。細かく設定しすぎてしまうことで、要件の厳格性が増し、採用する人材の母数を大きく減らしてしまうリスクがあるのです。本来候補者となる人材を採用する機会を損失してしまうのは、人手不足で人材に限りがある中では大きな痛手となるでしょう。

そのため、「どの情報」を「どの程度」まで深堀りをするかをコントロールすることが重要です。現場で本当に必要なスキルは何かを考え、要件を厳選していきましょう。

4-2. マーケットにマッチしていないペルソナを設定してしまう

マーケットにほとんど存在しないペルソナを設定してしまうことも、よくある失敗例です。
ペルソナを設計する際には、自社が欲しい人材(希望)をベースに話を進めていくことがあります。そうしたやり方で出来上がったペルソナは、実際のマーケットに存在する求職者と乖離しており、あまり存在しない、もしくはまったく存在しない可能性があります。

市場にそぐわないペルソナを設定してしまうと、母集団形成がうまく行かず、どれだけ探しても候補者に巡り会えなくなってしまうでしょう。そうしたケースでは、ペルソナを設計したことによって、かえって採用効率を下げることになってしまいます。

4-3. 自社のポジションで獲得できないペルソナを設定してしまう

自社では獲得できないペルソナを設定してしまうことも、ペルソナ設計で陥りやすい失敗です。市場にしっかりと存在し、自社の欲しい人材にマッチしたペルソナを作成できたとしても、自社のフェーズやポジションで獲得できる候補者ではないケースがあります。

たとえば、市場での給与水準が年収600万であるのにもかかわらず、年収400万を提示してしまうと、相場よりも割安であるため、応募はほとんど来ない可能性が高いでしょう。ペルソナの精度が高くとも、自社が提示する条件がペルソナの希望水準に満たなければ、採用は難航します。

そのため、ペルソナとしている候補者が自社に応募する可能性があるのかを客観的に判断してペルソナを設定する必要があります。提示条件を調整して引き上げるのは自社のリソースの側面で難しいことが多いため、ペルソナに求める能力の水準を、適宜理想よりも引き下げることが有効でしょう。

5. 採用ペルソナを採用活動に活かす方法

採用ペルソナを採用活動に活かす方法

採用ペルソナを採用活動にしっかりと活かし、成果につなげていくためには、以下のポイントを意識しましょう。

  • 今まで作成していたKPIを見直す
  • 現状活用している広告媒体や手法を見直す
  • 現状出稿している求人の募集文を見直す
  • 一定のデータが溜まったらペルソナの見直しを行う

現在のKPIや広告媒体、手法、求人票は、ペルソナ設計後には不適切となってしまう可能性が高いです。設計したペルソナに合わせて、最新のものに変えていきましょう。

5-1. 今まで作成していたKPIを見直す

それまで広いターゲットで採用活動を行っていた企業がペルソナを設定した場合、KPIが変わる可能性があります。

ペルソナを設定することで、今までよりも狭いマーケットで採用活動を行うことになるため、以前より母集団形成の数が減る可能性が高いでしょう。形成できる母集団の数が減れば、広いターゲットで採用活動をしていた時と同じ目標値を達成するのは困難となります。

そのため、ターゲット数とペルソナ数の差異を比較し、その差をもとに目標とする数値を調整していくことが大切です。

5-2. 現状活用している広告媒体や手法を見直す

ペルソナを設定することで、現状活用している広告媒体や採用手法が有効ではなくなる可能性もあります。

求職者層によって求職活動の利用媒体は異なります。X(旧Twitter)やInstagramなどのSNSをメインに活用する層もあれば、求人サイトや会社説明会、合同企業説明会を軸に活動する層もいるでしょう。また、なかには転職を考えているものの、現状は意欲が低く、行動にまでは移していない層も一定数います。

ペルソナに合わせて、広告媒体や採用手法を見直さないと、母集団の形成をしにくくなってしまうため、現状活用している広告媒体や手法を見直しましょう。

なお、行動に移していない層を採用につなげるのは困難に感じられるかもしれませんが、方法はあります。たとえば社員の知り合い経由で紹介してもらうリファラル採用や、企業が直接アプローチするダイレクトリクルーティングであれば、採用につなげられるでしょう。

5-3. 現状出稿している求人の募集文を見直す

人によって響くメッセージは異なるため、ペルソナに合わせて、現状出稿している求人の募集文を見直すようにしましょう。ペルソナが興味を持つような募集文を作成することが大切です。

また、職種名や写真もペルソナに合わせた変更が必要です。たとえば、女性を採用したいのであれば、男性の社員よりも女性の写真の方が訴求力が高いと考えられます。職場に同性が多い方が働きやすいと感じる人は一定数いるため、女性がイキイキと働いている様子を写真にすることで、女性の候補者からの関心を得やすくなるでしょう。

5-4. 一定のデータが溜まったらペルソナの見直しを行う

ペルソナを設計後、採用活動を進めていく中で、一定の母集団形成ができ、ある程度のデータを溜められたらペルソナの見直しを行うことも重要です。ペルソナはあくまでも自社が設計した架空の人物像であり、実在するわけではありません。現実に即していない部分は採用活動を妨げる要素となるため、見直しをしていく必要があります。その際には、下記のような内容を再考すると良いでしょう。

  • 作成したペルソナは本当に自社にマッチしているのか
  • 作成したペルソナは自社を魅力に感じるのか
  • 作成したペルソナは自社のどこに魅力を感じたのか

ペルソナは現場の社員がベースになるため、不明点が生じた際には現場の社員にヒアリングをするなどして、足りない情報を補っていくと良いでしょう。見直しを終了後も、定期的に問題がないかを確認してブラッシュアップをしていくことが大切です。

6. まとめ

採用活動にあたりペルソナを設計することで、誰にどの手法でどのようなメッセージを届ければ良いのかが明確になります。それにより、自社の求人に個性を待たせられたり、自社にマッチしない応募が減らせたりするので、採用活動における工数の削減が期待できます。

ペルソナを設計していく際には、頭で思いついたものを当てはめていくのではなく、現場の社員や経営陣と話し合いをした内容をベースに設計していきましょう。また不要な情報まで細かく設計しない、マーケットにマッチしないペルソナになっていないかなどの注意点を意識する必要もあります。

結果、適切にペルソナ設計ができれば、採用活動の効率化が期待できます。本記事の内容を参考に、ぜひ実践してみてください。

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