不採用通知を電話で行う場合の『注意点』と、『スクリプト例文』を紹介

2022.06.14

不採用通知を電話で行う場合の『注意点』と、『スクリプト例文』を紹介

不採用通知を電話で行う場合の『注意点』と、『スクリプト例文』を紹介

採用選考における「不採用通知」は、応募者からすると電話で伝えられたほうが丁寧な印象を受けるかもしれません。
しかし、担当者が電話で連絡をしたとしても、適切な対応を取ることができなければ、応募者からの印象がマイナスになってしまうことも考えられます。

本記事では、不採用通知を電話で行う際に、スムーズかつトラブルを防止しながら対応するための知識をまとめました。
採用に携わっている企業の人事担当者の皆さまは、ぜひご覧ください。

1. 不採用を通知する方法【書面・メール・電話】

不採用を通知する方法【書面・メール・電話】

不採用通知の連絡方法として主に用いられているのは、書面・メール・電話の3種類です。
方法ごとに望ましい状況も異なりますし、求職者に与える印象も変わってきますので、人事担当者はそれぞれの特徴を知っておくことが重要といえるでしょう。

1-1. 書面・メール

不採用通知の方法として利用される機会が最も多いのは、書面やメールでの連絡ではないでしょうか。
書面にせよメールにせよ、応募者の手元に結果が残りますので「言った・言わない」のトラブルを防止することができます。
このことから、電話のような応募者側に連絡した内容が残らない通知方法をとった際にも、併せて利用されることが多い方法ともいえるでしょう。

メールについても、電話のように会話をする必要がなく応募者の都合のよいタイミングで確認できることから、多くの企業が採用しています。
一方で書面は、メールが普及する以前は非常にポピュラーな方法でした。現在は「履歴書の返送」など、応募者に返却する書類がある場合などに、郵送が利用されることが多いといえます。

1-2. 電話

電話での不採用通知は、以下の場面で用いられることが多くなっています。

  • 応募した部署ではなく別の部署で働いてほしい場合
  • 「経営側の問題」で採用することが難しくなってしまった
  • 大型連休の直前に選考を行う場合など、連絡のスピード・確実性を重視する場合

そもそも不採用通知は求職者にとって非常にセンシティブな内容でありますので、企業側には相応の配慮や対応力が求められます。誤った対応をしてしまった場合にはトラブルやクレームに発展するケースも多いので、慎重に対応しなくてはなりません。

ですから、人事担当者は電話で不採用通知の連絡をする前に、“適切な電話連絡の方法”をしっかりと理解しておくこと“が重要になります。

2. 電話で不採用通知をする際のポイント

前述した通り、電話で不採用通知を行う場合はトラブルが発生しやすいものです。応募者に対して失礼な態度をとってしまい企業や組織のイメージダウンにつながる場合や、「言った・言わない」の食い違いが起きてしまう、などがよくあるトラブルの事例でしょうか。

そういったトラブルを避けるためには、これからお伝えする『電話で不採用通知を行う際のポイント』を押さえておく必要があります。

2-1. 遅くとも1週間以内に伝える

まず1つ目のポイントは、「早めに伝える」ということです。
応募者にとって就職活動や転職活動は、挑戦した試験の結果によって行動が左右されてくるものです。そのため、応募者は「少しでも早く選考結果を知りたい」と考えています。
ですから、不採用通知をする際には、遅くとも1週間以内には連絡するようにしましょう。

できれば、面接や試験前後のタイミングで「選考にかかる時間」や「結果を連絡する予定の日時」を伝えておくと、応募者も安心して連絡を待つことができるはずです。それでも結果の連絡がどうしても遅くなってしまった場合には、遅れてしまった理由をきちんと伝えたうえで、ご迷惑をおかけしてしまったことを謝罪しましょう。

2-2. 時間帯を確認する

2つ目のポイントは連絡する時間帯についてです。
電話で不採用通知を行う場合は、求職者の迷惑にならない時間帯を選ぶようにしましょう。

就職活動の場合、多くの応募者が複数の企業に並行して応募しているものです。また、転職者の場合は仕事をしながら活動している人がほとんどでしょう。
どちらの場合も、就職活動中や就業時間中の可能性が高い時間帯に連絡してしまうと、相手に迷惑をかけてしまいます。
連絡する際には、応募者の活動時間をよく考えたうえで行うようにするべきです。

当然ですが、活動時間外だからといって早朝や深夜の連絡は避けなければなりません。
お昼ごろや夕方など、応募者が余裕をもって会話ができそうな時間帯を選んで電話をかけるようにしましょう。

2-3. あらかじめスクリプトを用意する

3つ目のポイントは電話をする際に「スクリプト」を用意しておくことです。
電話対応におけるスクリプトとは、対応時の会話をまとめた“台本”のことです。不採用通知を行う前には、何をどう話すのかをまとめたスクリプトを予め用意しておきましょう。

電話でのやり取りは、メールや文書のように形に残りません。何もない状態で連絡をすると、あとからやり取りに関してトラブルが発生してしまう可能性があります。トラブルを避けるためにも、あらかじめ話す内容は文章でまとめておくべきです。
適切な会話の流れや、伝えたいことをまとめたポイントを用意しておけば、失礼な態度や連絡ミスがないかどうかチェックができます。

また、言い間違いが起きてしまうことや、言いよどみによるもたつきも防止できるなど、メリットも多くあります。
さらに、スクリプトやメモの内容を後で文書やメールの形で改めて伝えると、応募者にも丁寧な印象を持ってもらうことにつながるかもしれません。

2-4. 感謝を伝える

4つ目のポイントは、当たり前のことですが「感謝の気持ち」を伝える、ということです。
応募者は自身の貴重な時間やコストを費やして採用試験に挑戦してくれているわけです。自社に時間や費用をかけてくれたことについてはしっかりと感謝して、そのうえで選考した結果として不採用という結論を出したことを丁寧に伝えるようにしましょう。

電話での不採用通知は、不採用である事実を伝えるだけでなく、応募者が採用試験に使った時間や労力、費用に対しての感謝をするのは基本セットなのだと覚えておきましょう。

3. 電話で不採用通知する場合の注意点

電話で不採用通知する場合の注意点

先ほども解説したとおり、電話で不採用通知をする際にはいくつか基本的なポイントがありました。
それは、不採用通知を行う際に「応募者が不快な思いをしないため」という最低限のマナーともいえるものだったと思います。

ここからは、さらに具体的に「こんなことは、やってはいけない」という注意点について解説していきます。

3-1. 長々と話さず、簡潔に要件を伝えるようにする

不採用通知の連絡をする際は、応募者が確実に内容を理解できるように、合否結果を簡潔に伝えるようにしましょう。

挨拶や応募へのお礼は必須ではありますが、それ以外のことを長々と伝えようとすると全体がぼやけてしまいますし、応募者の印象も悪くなってしまいます。
このあと解説しますが、「不採用になった原因や理由」については基本的に伝える必要はありません。挨拶・感謝・不採用の結果・まとめの挨拶、この4つの要素を押さえつつ、簡潔に内容を伝えるようにしましょう。

3-2. 留守電で不採用通知をしてはいけない

不採用通知は、留守電で伝えてはいけません。
電話をかけて留守電での対応になった場合は、改めて電話することだけを伝えてください。

留守電のメッセージで不採用通知を伝えるというのは、応募者を雑に扱っている印象を与えてしまいます。
応募者とのトラブルの原因にもなりかねませんので、不採用通知は必ず本人に直接伝えるようにしましょう。

また、少ない例ではありますが応募者の連絡先が固定電話の場合に、家族が電話を取ることもあるかも知れません。
この場合、本人が電話をとれる状況であれば代わってもらいますが、電話が取れない場合には、留守電と同じように改めて電話する旨を告げましょう。不採用通知は後述する例外を除き、本人以外に伝えてはいけません。

3-3. 応募書類の取り扱いについて説明しないといけない

応募時にお預かりしている履歴書をはじめとした応募書類は、応募者の個人情報を含む重要書類です。法律上の保管義務はありませんが、個人情報であるため慎重に扱う必要があります。

基本的な対応方法としては、以下のとおりになっています。

  • 文書による不採用通知とともに返却をする
  • シュレッダーをして個人情報が読み取れない状態にしたうえで破棄する

電話連絡時には、これら応募書類の取り扱いの方法破棄の手順についてしっかりと説明するようにしましょう。

3-4. 「サイレントお祈り」はしてはいけない

求職者を募集している企業のなかには、合格者のみ通知を行い、不採用者には通知を行わない方法をとっているところもあります。この「合格者だけに連絡する」という方法は、不採用通知を指す「お祈りメール」と、「サイレント=通知が来ない」を組み合わせて、「サイレントお祈り」と呼ばれています。

採用・人事関連の調査研究機関「HR総研」の調査によると「サイレントお祈り」を行っているのは、企業全体の22%です。
さらに、従業員規模1001名以上の大企業に限定すると38%に上昇します。つまり、4割もの大企業が不採用通知を行っていないということなのです。不採用通知をしない多くの理由としては、作業のコストカットなのでしょう。

「サイレントお祈り」は、合格者だけに連絡をすればよいため、企業の人事部としては負担を軽くできるかもしれません。しかし、求職者にとっては結果がわからない不安な状態が続いてしまうことで、結果的に企業に対するイメージダウンにもつながっていきます。

求職者に対するマナーや倫理の面から考えても、サイレントお祈りは避けましょう。
求職者一人ひとりに合否の連絡をするのが望ましいといえます。

4. 電話で不採用を伝えるときのスクリプト例文

不採用を電話で伝える際のポイントや「やってはいけない」ことを解説してきましたが、続いては、実際に電話で不採用通知の連絡をする際の『会話例文』についてご紹介していきます。

電話で不採用通知を行う際には、以下の例文を参考に文章を組み立ててみてください。

【電話での不採用通知の例文】

<企業・組織名>の採用担当○○です。
<応募者>様のお電話でお間違いないでしょうか。
ただいまお時間よろしいでしょうか。

このたびは弊社へご応募いただき誠にありがとうございました。
厳正な審査の結果、今回は残念ながら採用を見合わせていただくこととなりました。
ご希望に添えず、大変申し訳ございません。
<応募者>様の今後の活躍をお祈りしております。

これは不採用通知の基本的な例文ですが、基本さえ押さえておけば多少アレンジしても問題はありません。
ただ、どんなアレンジであっても応募者への誠意ある対応を心がけるようにしましょう。

あわせて、電話が留守電だった場合のメッセージ例文もご紹介します。

【不採用通知の留守電例文】

<企業・組織名>の採用担当○○です。
<応募者>様のお電話でお間違いないでしょうか。

ご応募の件でお伝えしたいことがありお電話いたしました。
また改めてご連絡させていただきます。

先ほども解説しましたが、留守電だった場合には詳しい内容をメッセージに残してはいけません。
改めて電話で連絡する旨だけを伝えるようにしましょう。

5. 不採用通知を電話で連絡する際のイレギュラー対応方法

不採用通知を電話で連絡する際、応募者からイレギュラーな対応を求められる場合があります。
慌ててしまって余計なトラブルを生みださないためにも、イレギュラー対応の方法も予め押さえておきましょう。

5-1. 不採用の理由を聞かれた場合の対応

不採用通知は、あくまで合否の結果のみ伝えればよいものです。不採用になった理由まで伝える義務はありません。

ただし、応募者から「不採用理由」について質問された場合には、回答しても問題はありません。
質問されない限りは、不採用理由は伝えないほうが無難です。

また、不採用理由に関して応募者自身を否定するような内容を伝えるのは当然ながらNGです。
企業が伝える不採用理由の例としては、以下のとおりです。

  • 応募者が多かったため
  • 応募者のスキルや経験が自社の求めているものとは違ったため

これらの理由を回答してもなお「さらに詳しい内容」を求められた場合や、「具体的な採用基準」について聞かれた場合には、社外秘であるため答えられないことを回答するようにしましょう。

5-2. 人材紹介会社を利用した場合の対応

企業や組織の採用に応募する方法は、応募者本人からだけではなく人材紹介会社などを経由して応募する場合もあります。この場合は、人材紹介会社から不採用になった理由を聞かれたら伝えなくてはなりません。

人材紹介会社は、企業や組織と応募者の性格・特徴を把握し、ベストなマッチングを行う役割があります。その役割を果たすためには、企業側の不採用理由が必要になるのです。
応募者本人への伝えかたについては、人材紹介会社の担当者が柔らかい表現に変換してくれますので、採用側が細かく気を遣う必要はありません。正直かつ具体的に回答するようにしましょう。

6. まとめ

不採用通知を電話で行う場合について解説してきましたが、ポイントや注意点など気を付けるべき点が数多くあることがお分かりいただけたのではないでしょうか。準備すべきことも非常に多いため、合否の連絡が負担になっている人事担当者のかたも多いかもしれません。

私たちパーソルワークスデザインでは、合否の連絡だけでなく、全体のオペレーション設計はもちろん、「求人広告管理」から「入社書類の送付」に至るまで、あらゆる採用関連業務のアウトソーシングに対応しています。

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なにかご不明な点があれば、お気軽にご相談くださいませ。

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