納品書は、商品やサービスを提供した際に発行する取引内容を記載した書類です。電子帳簿保存法によって、納品書も電子化の対象となっています。

納品書を電子化する方法や期待できる効果について、知りたい担当者も多いでしょう。そこでこの記事では、電子帳簿保存法によって納品書を電子化するメリットとデメリット・電子化するための方法などについて解説します。

1. 電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類を電子データとして保存することを定めた法律です。1998年7月に施行されましたが、時代の変化に伴い現在に至るまで何度も改正を繰り返しています。

電子帳簿保存法が定めている電子保存の形式は、大きく分けて以下の3パターンです。

電子帳簿等保存	仕訳帳や総勘定元帳・損益計算書など、電子的に作成した帳簿や書類をそのまま電子データとして保存すること
スキャナ保存	紙の書類をスマートフォンやスキャナなどで読み取って保存すること
電子取引	電子メールやクラウドサービスなど、電子データとしてやりとりした情報をそのまま保存すること

また、電子帳簿保存時には以下の要件が定められています。

真実性の確保	・帳簿の記録事項において訂正もしくは削除を行った場合には、事実内容を確認できること ・帳簿の記録事項の入力を業務処理期間が経過した後に行った場合には、事実内容を確認できること ・帳簿の記録事項と関連するほかの記録事項との間に関連性を確認できること ・帳簿の保存に併せてシステム概要書やシステム仕様書・操作説明書・事務処理マニュアルなどのシステム関係書類の備え付けを行うこと
可視性の確保	・保存する場所に電子計算機やプログラム・ディスプレイ・プリンタ並びにこれらの操作マニュアルを備え付けて、ディスプレイの画面もしくは書面に明確に分かるような状態で速やかに出力できること ・取引年月日や勘定科目・取引金額など、その帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定できること ・日付もしくは金額といった記録項目について、その範囲を指定して条件を設定できること ・2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること

なお、電子帳簿保存法は2022年1月に改正されたことで、以下のような項目が変更されています。

変更点	改正前	改正後
事前承認制度	国税関係帳簿の書類を電子データ保存もしくはスキャナ保存するためには、税務署への事前申請・承認が必要	税務署への事前申請・承認が不要
検索機能要件	帳簿書類の電子データや電子取引記録については、複数項目を掛け合わせて複雑な検索機能が必須	検索要件は「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つのみ
タイムスタンプ要件	スキャナ保存時のタイムスタンプの付与期間は受領してから3営業日以内	最長約2ヵ月と概ね7営業日以内となり、訂正や削除履歴が残ったり訂正や削除ができなかったりするクラウドサービスを利用する場合には、省略することも可能
ペナルティ	電子取引データ保存やスキャナ保存の際に隠ぺいや偽装などがあった場合には、35％の重加算税が発生	電子取引データ保存やスキャナ保存の際に隠ぺいや偽装などがあった場合には、35％＋10％の重加算税が発生
適正事務処理	帳簿書類のスキャナ保存は、タイムスタンプが付与されてから記録事項をチェックして、原本とスキャンデータを確認	適正事務処理そのものが廃止
電子取引による電子データ保存	電子データとして受け取った場合、紙に印刷して保存することが可能	電子データとして受け取った場合、電子データのまま保存することが義務化

改正によってさまざまな項目が緩和されていますが、ペナルティに関しては厳しくなっています。

また、従来の電子帳簿保存法では請求書や契約書などを電子データとして受け取った場合、紙に印刷して保存することが可能でした。しかし、改正後は電子データのまま保存することが義務付けられています。

1-1. 電子帳簿保存法の対象書類について

先ほども述べた通り、電子帳簿保存法が定めている電子保存の形式は、電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引の3つがあります。

それぞれの形式に応じて電子帳簿保存法の対象書類は、以下のようになります。

・電子帳簿等保存

国税関係帳簿	仕訳帳・総勘定元帳・売掛帳・買掛帳・現金出納帳・売上台帳・固定資産台帳など
決算関係書類	貸借対照表・損益計算書・棚卸表など
取引関係書類	注文書・見積書・契約書・領収書・請求書・納品書など

・スキャナ保存

取引関係書類

注文書・見積書・契約書・領収書・請求書・納品書など

・電子取引

電子書類	注文書・見積書・契約書・領収書・請求書・納品書など

上記の内容からも確認できるとおり、納品書も電子帳簿保存法の対象となっています。

2. 納品書とは？記載すべき項目や保管期間について

納品書とは、商品やサービスを提供した際に発行する、取引内容を記載した書類のことです。納品書の作成は義務ではありませんが、取引内容を正確に把握していない取引先もありますので、作成することで信頼や安心感を与えられます。

納品書には以下のような項目を記載するのが一般的です。

• 発行者情報
• 発行日
• 納品内容
• 合計金額
• 宛名

納品書は、取引時に取引の内容や事実に相違がないかを証明するための証憑書類のため、法人や個人にかかわらず保管しなければいけません。

個人事業主の場合、保管期間は5年となっており、法人であれば7年です。また、電子帳簿保存法が2022年1月に改正されたことで、2024年1月1日からは電子取引による納品書などは、電子データでの保存が義務化されました。

3. 納品書を電子化することの4つのメリット

納品書を電子化することのメリットは以下の4つです。

メリット（1）コストを削減できる
メリット（2）業務の効率化が期待できる
メリット（3）紛失するリスクを抑えられる
メリット（4）リモートワークも可能となる

順番に解説します。

メリット（1）コストを削減できる

納品書を書類で保存する場合、十分なスペースを確保する必要があります。また、紙代やインク代などもかかるため、取引先が増えるにつれてコストの増加に悩まされている企業も少なくありません。

電子化することでスペースを確保する必要がなくなります。また、紙代やインク代などもかからないので、コスト削減につながります。

メリット（2）業務の効率化が期待できる

納品書が書類の場合、探す手間や、「印刷→押印→郵送」という一連の作業を行う必要があります。

しかし、電子化することによって、パソコン上で検索するだけですぐに探していた納品書が見つかるようになります。また、「印刷→押印→郵送」までの流れをすべて省略できるため、業務の効率化が期待できます。

メリット（3）紛失するリスクを抑えられる

納品書を書類で保存していると、スペース確保のために不要な書類を処分する際に、間違えて必要な書類も破棄してしまうことも少なくありません。

しかし、電子化することでこのような紛失リスクを抑えられます。たとえ間違って削除してしまっても、復元することが可能なため安心です。

メリット（4）リモートワークも可能となる

納品書を電子化することで、オンライン上ですべて完結できます。場所や時間に縛られることなく納品書のやり取りができるようになるので、リモートワークも実現可能です。

最近ではリモートワークの有無が、入社する企業を選ぶ際の判断基準のひとつとなっている求職者も多いといいます。そのため、リモートワークを導入することで人材の確保にも期待できます。

4. 納品書を電子化することの2つのデメリット

納品書を電子化することは、メリットだけでなくデメリットもあります。主なデメリットは以下の2つです。

デメリット（1）慣れるまで時間がかかる
デメリット（2）セキュリティ上のリスクがある

ひとつずつ解説します。

デメリット（1）慣れるまで時間がかかる

納品書を電子化することで、従来のやり方や保存方法と大きく異なるため、慣れるまで時間がかかります。

導入当初は担当者の負担が大きいことが予想されるため、担当者に任せきりにするのではなく、社内全体で取り組む体制を構築することが重要です。

デメリット（2）セキュリティ上のリスクがある

納品書を電子化することによって、サイバー攻撃を受けてしまう可能性もあります。その結果、自社の機密情報が漏えいしてしまい、信用問題に発展する恐れがあるので、注意が必要です。

このような事態を防ぐためにも、セキュリティ体制をしっかり整えましょう。

5. 納品書を電子化するための3つの方法

納品書を電子化するための方法は以下の3つです。

方法（1）コピー機やスマートフォンでスキャンする
方法（2）システムを導入する
方法（3）アウトソーシングを活用する

順番に解説します。

方法（1）コピー機やスマートフォンでスキャンする

1つ目はコピー機やスマートフォンでスキャンして電子化する方法です。納品書を電子化するうえでの王道の方法といっても過言ではありません。

コピー機やスマートフォンは普段から使い慣れているはずなので、担当者の負担も少ない状態で電子化できます。

方法（2）システムを導入する

2つ目はシステムを導入して電子化する方法です。システムを導入することで、安全かつ確実に納品書を電子化できます。

ただし、システムといってもさまざまな種類があるので、使い方や機能性などを比較検討したうえで自分たちに最適なシステムを導入しましょう。

※システムの導入について詳しく解説しておりますので、併せてご覧ください
スキャニングのやり方とは？書類をスキャンしデータ化する方法について徹底解説

方法（3）アウトソーシングを活用する

3つ目はアウトソーシングを活用する方法です。自分たちだけで納品書の電子化に対応できるか、不安を感じる担当者も少なくありません。

アウトソーシングを活用することで、経理業務におけるプロが代行してくれるので、納品書を電子化するための工数を大幅に削減することが可能です。

6. 納品書の電子化を成功させるために意識すべきポイント

納品書の電子化を成功させるためには、以下2つのポイントを意識しましょう。

ポイント（1）マニュアルをしっかり整える
ポイント（2）万全のセキュリティ体制にしておく

ひとつずつ解説します。

ポイント（1）マニュアルをしっかり整える

マニュアルがない状態で納品書を電子化させようとした場合、担当者によってやり方が異なったり保存する場所が分からなくなったりしてしまい、混乱が生じる恐れがあります。

そうならないようにするためにも、事前にマニュアルを作成しておくことが重要です。マニュアルは誰が見ても理解できるように、なるべく図や画像などを用いましょう。

ポイント（2）万全のセキュリティ体制にしておく

デメリットの部分でも述べたように、納品書を電子化することでサイバー攻撃を受けてしまう可能性があります。

セキュリティ面で不安視されることが多いので、パスワードを設定したりアクセス権限を付与したりするなど、万全のセキュリティ体制を整えておきましょう。

7. 納品書の電子化ならパーソルワークスデザインへ

本記事では、電子帳簿保存法によって納品書を電子化するメリットやデメリット・電子化するための方法などについて解説しました。

納品書を電子化することで、コストの削減や業務の効率化などが期待できるでしょう。ただし、慣れるまで時間がかかったりセキュリティ上のリスクがあったりするなどのデメリットもあります。

そんなときには、パーソルワークスデザインにお任せください。パーソルワークスデザインでは、経理業務アウトソーシングを提供しており、依頼することで経理業務におけるプロが納品書の電子化をサポートします。

その他にも、証憑のシステム入力業務や仕訳処理・消し込み業務など、BPO専業50年のノウハウや実績を活用して、さまざまな業務をアウトソーシングすることが可能です。

その結果、業務クオリティの向上やコストの削減などが期待できますので、まずはお気軽にご相談ください。