少子高齢化の影響で人手不足が進むなか、採用活動へのテコ入れを進める企業は増えてきています。なかでも注目を集めている取り組みが『採用業務のアウトソーシング』でしょう。採用業務を外部に全面的に委託することで、「業務効率化」と「自社にマッチする人材の獲得」を両立することが期待できます。

今回は、採用アウトソーシング(RPO)がなぜ普及しているのかという理由に触れながら、メリットや活用のポイントまで、幅広くご紹介していきます。

1. 採用アウトソーシング(RPO)とは

採用アウトソーシングは、その名の通り採用業務を外部に委託する取り組みを指し、RPO（Recruitment Process Outsourcing）という名前でも知られています。日本ではまだあまり馴染みがない一方、欧米では積極的に導入されている取り組みです。

採用活動は、貴重な人材を確保するために多くの時間とリソースを必要とする業務です。大企業では、豊富なノウハウやリソースを生かした採用活動を行うことができます。しかし、規模の面で劣るスタートアップ企業や中小企業では同様の採用活動を行うことは難しく、優秀な人材が他社に流れてしまうことも珍しくありません。

そこで、RPOを活用することにより、自社のリソースに負担をかけることなく優秀な採用担当者がニーズに即した人材を把握してくれます。そして、理想的なマッチングと人材のフォローアップを実現することができるようになるのです。

2. 採用アウトソーシングで任せられる主な業務

採用アウトソーシングを利用することで、採用活動における様々な業務をワンストップで任せることができます。具体的に任せられる業務をひとつずつ見ていきましょう。

2-1. 採用計画の立案

採用をアウトソーシングすることで、採用計画の段階から深く人材発掘に携わってもらうことが可能になります。

自社のニーズに合わせた採用のコンセプト立案や採用人数・人物像の策定、選考フローの設計などを進めてもらえるため、採用のノウハウがない企業でも安心して任せることができます。

2-2. 応募者管理

知名度の高い企業であるほど多くの応募者が集まるため、応募者のマネジメントには多くの労力が必要になってきます。

そこで応募者管理をアウトソーシングすることにより、応募者とのコミュニケーションや面談のスケジューリングなど、負担の大きなマネジメント業務をまとめて任せることができます。

2-3. 書類選考・面接

書類選考や応募者との面接は、自社とマッチする人材をピックアップするうえで重要なプロセスです。そこで、選考のプロであるアウトソーシング会社にその部分を任せることで、豊富な知識と経験に基づいた客観的な選考を進めてもらうことができます。

また、自社でも採用活動を進められるよう、「面接官のトレーニング」や「選考のサポート」といった業務を依頼することも可能です。

2-4. 合否連絡・内定者フォローアップ

選考通過の連絡や内定通知書の送付といった業務も、アウトソーシングすることで効率化が可能になります。

また、せっかくの内定者が辞退となってしまわないよう、内定者同士や社員との懇親会をセッティングしたり、内定者との積極的なコミュニケーション機会を設けるなど、選考後のフォローアップについても支援を受けることができます。

3. 採用アウトソーシングの活用が進む背景

そもそも、採用アウトソーシングが広く国内企業で活用されつつある理由として、以下の3つが挙げられます。

3-1. 人材の不足

1つ目の理由は、人材不足です。
少子高齢化に伴って人件費は高騰し、人材の確保が難しくなっているのはどの企業も同じです。そして、人事部門に回せる人材が不足していることで、十分な採用業務を遂行できなくなっている企業も増えているのです。

そうした流れから、「コア業務にのみリソースを投下し、それ以外の業務は外部委託する」という、無駄のないスマートな体制を整備したい需要が高まっている背景があるのです。

3-2. 採用手法の多様化

2つ目に、採用手法の多様化があります。
企業の採用活動としては、採用ページを立ち上げたり、SNSを運用したり、学校や合同説明会に担当者を派遣したりと、実に多くのアプローチがあります。それら全てを自前で対応できるのは、大企業だけではないでしょうか。

「リソースに余裕がなかったとしても満遍なく採用活動を実施したい」というニーズを解消するためにも、アウトソーシングによる効率化が不可欠となっているのです。

3-3. 採用活動の長期化

3つ目に、採用活動の長期化が挙げられます。
特に新卒採用の場合、これまでは春夏シーズンに限定して活動を行えばよかったはずです。ただ近年では、大学1年生から応募できる「インターン制度」や多様な「就活関連イベント」が普及しているため、長期にわたって就活生と接点を保たなければなりません。

優秀な人材と少しでも多くの関係性を構築するうえでは、十分な数の担当者を配置しなければならないものですが、採用アウトソーシングの活用によってその負担を軽減することができるようになってきたのです。

4. 採用アウトソーシングの3つのメリット

続いて、採用アウトソーシングのメリットです。採用アウトソーシングを活用することで、以下の3つのメリットを期待することができるでしょう。

4-1. オペレーション負担を軽減できる

1つ目のメリットは、何度か前述してきましたが採用業務全般にまつわるオペレーションの負担軽減です。特に時間のかかる作業労働や、技術力が問われる選考活動を専門の会社に委託できることは、経験の浅い企業にとっては大きなサポートとなるでしょう。

4-2. 質の高い採用活動を実現できる

2つ目のメリットは、採用活動の品質向上です。
書類選考や面接などは、担当者のスキルに大きく依存するものです。しかし、客観的な立場から豊富な経験によって判断を行うことができる外部の採用担当者に依頼することで、自社が求める能力を持った人材を的確に確保できるようになります。

4-3. ミスマッチを減らせる

3つ目のメリットは、ミスマッチを減らせることです。
どれだけ優秀なスキルセットを有している人物であっても、社風と合わない、既存社員と相性が良くないなどの問題を抱えていると、短期間で退職してしまうケースもあります。

外部に採用を委託することで、スキルセットはもちろん社風や社員のキャラクターを第三者の立場から把握してもらうことができるため、ミスマッチの少ない採用活動を実現することが可能になります。

5. 採用アウトソーシングに伴う懸念点

ここまで説明してきた通り、採用アウトソーシングは魅力的な選択肢ですが、導入にあたってはいくつか懸念事項もあります。確認しておきましょう。

5-1. アウトソーシング費用が発生する

まず、採用業務の外部委託には相応の費用が発生するため、安価に依頼できることはあまり期待しない方が良いでしょう。特に優れた実績を残している委託会社では委託費用も高額になりますので、十分な予算を確保したうえで検討することが望ましいといえます。

とはいえ、自社で採用担当者をゼロから育成したり、人事部門の人件費が大きくなったりする負担を削減できるメリットを考えると、決して高額というわけでもありません。コストメリットを十分に考えたうえで判断すると良いでしょう。

5-2. 自社で採用ノウハウを蓄積できない

採用業務を丸ごと外部にアウトソーシングしてしまうと、自社で採用ノウハウを全く蓄積できないという点にも注意が必要です。

専門の会社に委託した方が確度は高くなりますが、自社でもある程度相性の良い人材を探すためのノウハウを蓄積しておかなければ、理想の人物像がなかなか固まらないという状況にも発展してしまいます。

業務の丸投げをするのではなく、負担の大きな作業を外部に一部委託し、面接トレーニングを受講するなどして、自社でも最低限のノウハウを養えるような体制を整えていくのが良いかもしれません。

6. 採用アウトソーシングを上手に活用するためのポイント

採用アウトソーシングを上手に活用するうえでは、以下の3つのポイントに注目することが大切です。

6-1. 採用のあり方を刷新したい際に利用を検討してみる

1つ目のポイントは、採用業務の抜本的な刷新が必要な際に外部委託を利用してみることです。「自社採用を続けてきたが、今ひとつ成果が上がらない」という場合、一度プロの目線から採用業務の見直しを図る必要があります。

そんな時に業務のアウトソーシングを行い、一から体制を構築し直してみたり、プロからトレーニングを受けてみたりするなどして、採用活動をリニューアルさせると良いでしょう。

6-2. コア業務にリソースを集中する体制へ移行する際に利用を検討する

2つ目のポイントは、組織のスリム化を実施するタイミングでの利用です。
社員の削減、あるいは配置転換を行うことで、人件費を抑えた企業活動を進めようとする場合、採用アウトソーシングを活用することで人事部門を縮小対象とすることができるのです。

応募者の最終選考や直接のコミュニケーションを自社採用担当者が担い、それ以外の業務を外部に委託するといった活用方法により、その効果を発揮することになるでしょう。

6-3. 自社の採用ニーズを一度整理しておく

3つ目のポイントは、自社の採用ニーズの整理です。
そもそもどんな人材が欲しいのか、どんな層に関心を抱いて欲しいのかを整理しなければ、理想的な人材を見つけることは難しくなります。

外部委託は便利な選択肢ではありますが、自社ニーズが明確に定まっていないと、どれだけ経験豊富な委託会社でもミスマッチを生んでしまう可能性があります。委託先と相談したり、内部で十分な検討をしたりすることで、求める人物像を固めておくことが大切です。

7. 採用のアウトソーシングならパーソルワークスデザインへ

本記事では、採用アウトソーシングに期待できるメリットや、アウトソーシングを有効活用するために知っておきたいポイントについてご紹介してきました。

人材不足が各企業で深刻化するなか、採用活動の品質向上は喫緊の課題となっています。自社にフィットする人物を探し出すうえで、外部のプロの手を借りることは有効な手段と言えるでしょう。もし「採用」に関してなにかお困りごとがありましたら、私たちパーソルワークスデザインへお任せ下さい。

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