企業やビジネスマンの大きな課題のひとつに「業務の効率化」があります。
しかし、一口に「業務効率化」といっても、具体的にどうすればいいかわからない方は多いのではないでしょうか。

業務を具体的に効率化するには、業務効率化がそもそもどんなことを指すのか、なぜ必要なのかを理解しなくてはなりません。

そこで、業務効率化が求められる理由や、具体的な内容・やり方をまとめました。
実際に活用できる改善策も併せてご紹介します。
業務上発生するコストにお悩みの方や、自社の成長につながるヒントを知りたい方は、ぜひご覧ください。

1. 業務効率化とはそもそもどんな作業？

そもそも、業務効率化とはどんな作業なのでしょうか。
「業務効率化」とは、業務の内容や工程に発生している「ムリ・ムダ・ムラ」を減らして非効率な作業を改善することです。

【業務の効率を下げる要素】

• ムリ（例：社員に負担が大きいスケジュールを課している）
• ムダ（例：資金や時間・人材を必要以上投下している）
• ムラ（例：時期や担当者でアウトプットに偏りが発生している）

ムリ・ムダ・ムラは、業務の生産性を下げる要因になります。
業務の生産性を引き上げたいなら、業務効率化は避けては通れない要素となるでしょう。

1-1. 業務効率化が必要とされる理由

業務効率化が求められる理由は、複数あります。

【業務効率化が必要とされる理由】

• 少子高齢化などによる労働力不足
• 新型コロナウイルスの影響による働き方の変化
• IT技術の進化による働き方の変化

少子高齢化による労働力不足は、一人当たりの労働者の負担を大きくしている要因のひとつです。
労働者の負担が大きくなれば労働者の離脱を招き、人手不足の問題をどんどん悪化させることになります。
これを避けるには、業務を効率化して労働者の負担を少しでも軽くしなくてはなりません。

またさまざまな要素から、現在の企業は新しい働き方に対応することを求められています。
企業が新しい働き方に対応する時間や費用を作るには、業務効率化によるムリ・ムダ・ムラの削減が必要です。

業務効率化は、企業の生産性を上げることが目的ですが、必要とされる理由はそれだけではありません。
現在抱えている問題や新しい問題に対応するためにも、業務効率化は必要な作業です。

2. 業務効率化で得られる3つのメリット

業務効率化は大変な作業ですが、成功させれば多くのメリットを得られます。
業務効率化のメリットは、業務にかかるコストカットだけでなく、企業の成長にも良い影響を与えます。
ここでは、業務効率化で得られるメリットについて解説します。

2-1. コストの削減

業務効率化で得られるメリットの中でも大きいものが、コストの削減です。
業務効率化のコスト削減効果に成功すれば、以下の効果が期待できます。

【業務効率化のコスト削減効果がもたらす影響】

• 業務や経営を圧迫するコストを軽減できる
• 業務や経営に余裕ができる
• 今までかかっていたコストを別の所へ注力できる（適正なコスト配分）

例えば、非効率な業務の影響で労働者が残業を常にしなくてはいけない状況があったとします。
非効率な業務を効率的なやり方に改善すれば、残業で消費していた時間や費用の削減が可能です。

このことから、業務効率化によるコスト削減効果は、企業と従業員の両方にメリットをもたらす効果といえます。

2-2. 従業員のモチベーションが向上する

業務効率化の効果は、企業だけでなく企業で働く従業員に対してもメリットをもたらします。

労働時間や負担の軽減は、働きやすい労働環境を満たすための必須条件といえますが、
業務上のムリ・ムダ・ムラがなくなると、労働時間や労働者にかかる負担が軽減されます。

労働環境が改善されれば、従業員の満足度や社員定着率の向上が期待できるでしょう。

残業がなくなれば従業員は今まで残業に充てていた時間を、自分のために使えるようになり、
残業しなくてもいい分、通常業務にも余裕を持って対応できるようになるでしょう。
結果的に、従業員の満足度やモチベーション・生産性を向上させることができます。
業務効率化は、企業とそこで働く従業員の両方にメリットをもたらす施策です。

2-3. 業務拡大や新規ビジネスへ注力できる

先ほども少し触れましたが、業務効率化で削減できたコストは、本来の業務や新規事業に再分配できます。
今まで消費していた時間や費用を、自社の生産性の向上や商品の改善・開発につなげることが可能です。

残業代にかかっていた費用をそのまま本来の業務に注力し、生産性を強化するなどの使い道が当てはまります。
商品開発部門や研究部門を新設するのも良いでしょう。
今まで業務を圧迫していた「ムリ・ムダ・ムラ」が、自社を成長させる「余裕」に変わるわけです。

業務効率化で余分なコストを削減すれば、余ったリソースをそのまま業務や企業の拡大に活用できるのはうれしいメリットと言えます。
「自社の利益をより高めたいが、そのための時間や費用が足りない」と悩んでいる場合、業務効率化が解決の糸口になる場合が多いです。
自社の成長に伸び悩んでいる場合にも、業務効率化を活用しましょう。

3. 業務効率化の基本手順

企業と労働者にたくさんのメリットをもたらす業務効率化ですが、正しいやり方を押さえた上で行わないと十分なメリットを得られません。
企業ごとに業務効率化の細かいやり方は異なりますが、基本的な方法は同じです。

業務効率化の基本手順と、成功させるための考え方を解説します。

3-1. 現在の業務とムリ・ムダ・ムラを把握する

最初に、業務上発生しているムリ・ムダ・ムラを把握します。
効率化しなくてならない部分を把握しなければ効率化は不可能です。
業務効率化に取りかかる際は、業務上発生しているムリ・ムダ・ムラを明確にし、正確に把握しましょう。

具体的なやり方としては、以下の内容を箇条書きや図でまとめます。

【業務効率化に必要な要素】

• 業務の内容や手順
• 発生しているムリ・ムダ・ムラ

まとめるときには第三者の目から見ても業務や非効率な部分が分かるようにまとめましょう。
すべての情報をまとめ終えたら、次のステップに進みます。

3-2. 効率化できそうな作業をピックアップする

業務の内容を見える化すると、効率化できそうな部分やその方法が自然とわかるようになります。
効率化できそうな作業をピックアップしていきましょう。
具体的には、以下の内容を実現できそうな業務として分類していきます。

【効率化できる業務の特徴】

• ひとつにまとめられそうな業務
• 削除しても問題のない業務
• 作業人数を減らせそうな業務

作業を分類していくと、実行すべき改善策が自然と分かるようになるでしょう。
分類が終わったら、具体的に改善を行う業務に移ります。

3-3. 具体的な業務効率化策を考案・実行する

作業の分類を終えたら、具体的な改善策の考案と実行に移りましょう。
改善策を実際に実行し、業務のムリ・ムダ・ムラが減らせたか確認します。

実行中、思ったよりも改善策が上手くいかない場合や、改善策が原因でトラブルが起きる場合もあるでしょう。
上手くいかない場合やトラブルが起きた場合は、必ず内容を把握してください。
上手くいかなかった原因を正確に把握したうえで、それを改善していきます。

ここまでが、業務改善策の基本的な流れです。
この流れを業務上のムリ・ムダ・ムラがなくなるまで行い続けます。

業務の把握・分析・改善策の実行を繰り返し行えば、社内で業務効率化のサイクルが常に回り続ける状態になります。
業務効率化のサイクルが回り続ければ、業務で発生するムリ・ムダ・ムラを減らし続けることが可能です。
業務効率化の作業は、定期的に行いましょう。

4. 業務改善策の具体的なヒント

次に、業務改善策の具体的なヒントを解説します。
こちらのヒントは、具体的な改善策を実行するときだけでなく、業務の分類にも役立つ知識です。
業務改善策を組み立てるときにお役立てください。

4-1. 委託できる業務はアウトソーシングする

業務の中には作業や部署そのものを委託できる業務があります。
これらを外部委託サービスに委託すれば、業務や部署で発生していたムリ・ムダ・ムラをまとめて削減できます。
業務や部署のアウトソーシングは、多くの企業が採用している業務効率化策です。

以下の業務やサービスは、外部委託サービスによくある代表的な業務です。

【外部委託サービスに依頼されることが多い業務や部署】

• 経理
• 人事
• 総務
• 営業事務
• コールセンターなどの窓口業務

業務効率化を検討するときには、外部委託サービスの活用も視野に入れましょう。

4-2. 自動化できる業務は自動化する

業務の内容は、必ず人間が行わなくてはならない業務ばかりではありません。
機械やプログラムに任せられる仕事は、すべて自動化しましょう。

現在、顧客管理や商品管理は自動化できるシステムが多数存在します。
社員の勤怠管理なども同様です。
具体的には、以下のシステムやソフトが活用できます。

【業務の自動化に役立つツール】

• CRM（顧客管理システム）
• SFA（営業活動支援システム）
• RPA（事務作業代行システム）

このほか、エクセルのマクロもよく使われているツールです。
業務の自動化は新しいツールからなじみ深いツールまで、いろいろなものが活用できます。
業務の中で自動化できそうな作業や、適したツールがあれば積極的に使っていきましょう。

4-3. 思い切って業務を廃止する

業務内容の洗い出しや分析をしていると、やってもやらなくてもいい業務を発見できる場合があります。
廃止しても問題ない業務を見つけた場合は、思い切って廃止しましょう。
ムダな業務を廃止するだけでも、業務の効率を大幅に改善できます。

また、業務の内容を見直すと、必要な業務でも作業の手順にムダが発生していることに気がつく場合もあるでしょう。
このときあえて業務を廃止する方向で改善策を考えるとうまくいく可能性が高いです。

業務を廃止するにはどうすれば良いかを考えることで、業務を行うのに必要最低限の要素が絞り出せます。
後はそれを軸にして業務の工程を見直せば、効率的な作業工程が完成します。
どうしても業務の効率化が上手くいかない場合は、あえて「業務を廃止するにはどうすれば良いか」を考えてみましょう。

5. 業務効率化が上手くいかない場合はBPOの活用が便利

業務効率化を進めていく際に、自社ではどうしてもうまくいかない問題にあたる場合もあります。
このような場合は、業務効率化をサポートするサービスの活用が有効です。

委託サービスのひとつに「BPO」があります。
BPOは、業務の委託と委託業務の改善を同時に行うサービスです。
BPOサービス業者は、委託された業務をこなしつつ、業務上発生している非効率な部分を発見・分析・改善します。

委託業務にあたる人員は、業者が業務ごとにプロフェッショナルの人材を必要な分だけ用意するため、人件費をはじめとしたコストが最小限に抑えられます。
プロの手による高品質な業務・対応で、顧客満足度や生産性の向上効果も期待できるでしょう。

高品質な委託業務と並行して第三者の目で業務をチェックするため、的確な改善方法を実行できます。
「業務の効率を上げたいが自社だけでは難しい」とお悩みの場合は、BPOの活用がおすすめです。

6. まとめ

業務効率化は業務上発生している「ムリ・ムダ・ムラ」をなくすために行います。
労働力の向上や新しい働き方に対応するには、必要不可欠な要素です。

また、業務効率化で得られるメリットは、企業の成長を助ける効果がありますが、正しいやり方で行わないとメリットの効果を十分に得られません。
業務効率化を行う際は、正しいやり方とその基礎となる考え方をしっかり押さえておきましょう。

業務効率化の有効な方法として、業務のアウトソーシングや自動化があります。
どちらの方法も業務を委託業者やシステムにある程度任せることで負担を軽くする方法です。
どちらも便利な方法ですが、業務内容ごとに相性があるため、どちらが適切かよく考えて活用しましょう。
また、無駄な作業が出た場合や、効率化が上手くいかない場合は、余分な作業や業務を廃止する考え方も忘れないようにしてください。

自社で業務効率化が上手くいかない場合は、BPOを活用しましょう。
BPOは業務効率化をサポートする心強い味方です。
「パーソルワークスデザイン」では、BPOサービスを幅広く行っています。
ご興味を持たれた方は、まずはお問い合わせください。