シェアードサービスとは?導入のメリットやデメリット、BPOとの違いを解説

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シェアードサービスとは?導入のメリットやデメリット、BPOとの違いを解説

シェアードサービスとは?導入のメリットやデメリット、BPOとの違いを解説

シェアードサービスとは、複数のグループ企業における共通業務を一箇所に集約し、業務効率化や品質向上、ガバナンス強化を図る経営手法です。シェアードサービスを導入することで、関連会社や子会社のスリム化だけでなく、グループ全体の最適化を実現することができます。

昨今では、グループ全体の連結経営やコア事業への資本投下を強化するため、大企業を中心にシェアードサービスの導入が推進されています。しかし、大企業の担当者のなかには「シェアードサービスの対象業務や形態が分からない」「導入方法を知りたい」という方もいらっしゃるでしょう。

そこで本記事では、シェアードサービスの対象部門や業務、形態、メリット・デメリットなどを解説していきます。記事の後半では、導入ステップや成功するためのポイントについても紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

1. シェアードサービスとは

シェアードサービスとは、グループ企業内や関連会社内で共通した定型業務を集約させることで、組織を大きく変革させる経営手法です。2000年以降、国内でシェアードサービスを導入する企業は非常に増加しました。

シェアードサービスの導入で、複数の組織に点在していた共通業務やサービスが標準化されると、業務効率化やコスト削減、品質向上、ノウハウの蓄積などにつながります。近年では、少子高齢化による「人材不足」や「働き方改革」といった外部要因を背景に、シェアードサービスの導入を検討する企業も数多く見られます。

なお、シェアードサービスの対象となるのは、一般的に経理・財務部門、人事・総務部門、情報システム部門における“定型業務”とされています。

1-1. シェアードサービスセンター(SSC)との違い

シェアードサービスセンター(SSC)とは、グループ企業における定型業務を集約して請け負う部門や組織を指します。シェアードサービスが組織改革のための「手法」であるのに対し、シェアードサービスセンター(SSC)は「部門/組織」を指す点が、両者の違いです。

2000年代より、子会社や支店、事業所を持つ国内の大企業において、シェアードサービスセンターが設立されるようになりました。

1-2. BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)との違い

シェアードサービスと類似した形態として挙げられるのが、BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)です。BPOとは「Business Process Outsourcing」の略称で、業務プロセスの外部委託を指します。

BPOもシェアードサービスと同様に、業務効率化や品質向上を実現するという共通の目的があります。これら2つには親和性があるため、シェアードサービスの手法で経営改革を実施しながら、BPOで業務を外部委託する企業も増加しています。

BPOの委託先が「外部機関」であるのに対し、シェアードサービスは「社内やグループ内」に導入するという点が、2つの形態の違いです。

2. シェアードサービスの対象部門と業務

シェアードサービスの主な対象部門は、経理や人事業務などルーティンワークを行う間接部門です。さらに、情報システム部門のヘルプデスク業務にシェアードサービスを取り入れるケースも見られます。

ここでは、改めてシェアードサービスの対象となる業務について挙げながら解説します。

2-1. 経理・財務部門

経理・財務部門の業務は集約しやすく、シェアードサービス化を推進しやすい点が特徴です。支払通知書の処理や入力業務、経費精算、入金処理などといった定型業務を一箇所にまとめると、各事業所や支店の業務負荷を軽減できます。

事業所ごとにバラバラになっていた運用方法を統一でき、取引先に対するリードタイム短縮を実現できる点がメリットでしょう。

2-2. 人事・総務部門

人事や総務部門には、給与計算、社会保険業務、会議室の予約、備品管理、電話対応、申請書の受付業務など“定型業務”が数多くあります。これらの一般的な業務の多くが、「シェアードサービスの対象業務となりやすい」とされています。

シェアードサービスによりルーティン業務の効率化を図ることで、従業員は人材育成や評価制度の構築、採用の企画立案などといった「コア業務」に集中できるようになります。

2-3. 情報システム部門

情報システム部門のヘルプデスク業務も、シェアードサービスの対象となります。IT機器の管理、問い合わせ対応、ネットワーク管理、セキュリティ対策などを含むヘルプデスク業務は「標準化」との親和性が高いため、シェアードサービスを取り入れやすいのです。

情報システム部門にシェアードサービスを導入することで、トラブル対応などの「ノウハウの蓄積」や「効率的な専門家の育成」につながっていくでしょう。

3. シェアードサービスの形態

シェアードサービスの形態には、本社に配置するケースと子会社化するケースの2種類があります。ここでは、それぞれの形態について解説します。

形態(1)本社に配置するケース

本社に「シェアードサービス部門」を配置する場合、各事業所、支店、工場などから共通業務を本社に集約します。もう1種類の形態である「子会社化」と比べると、同じ社内の動きなのでスムーズにサービスを開始できるでしょう。

形態(2)子会社化するケース

シェアードサービスを請け負う部門を「◯◯シェアードサービス株式会社」のように子会社として設立し、グループ全体の対象業務を子会社に移行するケースもあります。

大きな組織変革が必要となり時間は掛かりますが、本社と子会社との間である程度の緊張感を保ちながら業務に取り組むことができるでしょう。

4. シェアードサービスのメリット

シェアードサービスのメリット

続いては、シェアードサービスを導入することでの具体的なメリットや効果について解説していきます。

メリット(1)業務品質が向上する

シェアードサービスの導入により、業務品質の向上が期待できます。

導入前は複数の事業所で同じ内容の業務を行っているため、事業所によりノウハウが異なることも多いでしょう。また、業務のやり方だけでなく、使っているフォーマットやツールが違うと、作業に掛かる時間が異なり、クオリティにもバラつきが生まれてしまいます。

シェアードサービスを採用して共通業務を集約すると、点在していたナレッジを効率的に蓄積できるようになります。また、専門スキルを持つ人材が集まりますので、業務品質の水準を高められるでしょう。

メリット(2)ガバナンスが強化される

シェアードサービスの導入により共通業務が一箇所に集まると、社内の統制、つまり「コーポレートガバナンス」の強化につながります。これまではバラバラになっていたグループ内の情報を一元管理しやすくなり、統制をとりやすくなるからです。

さらに、シェアードサービスの導入に伴い「従業員の責任範囲」を明確にし、指揮系統を整理すれば、組織力を強化することもできます。また、ガバナンスが機能すると不祥事が起こりにくくなって健全な経営体制を構築できるなど、多くのメリットがあるでしょう。

メリット(3)無駄がなくなりコストを抑えられる

シェアードサービスを取り入れると、作業に無駄がなくなり長期的な視点でコスト削減につながる点も大きなメリットです。

たとえば、導入時に業務プロセスを洗い出すことで、重複した確認作業や承認作業などといった、不要な業務を省略することが可能です。また、これまで必要だった人員数よりも少ない人数で対応できるように体制を整えれば、人件費の削減にもつながるでしょう。

さらに、業務を標準化してノウハウを集約することで業務効率化を実現できれば、残業時間も減らすことができるはずです。

5. シェアードサービスのデメリット

シェアードサービスにはメリットだけでなく、デメリットも存在します。ここでは、2点のデメリットを解説します。

デメリット(1)導入コストや労力が掛かる

シェアードサービスは組織を改革する手法でもあるため、導入するには初期コストや労力が掛かってしまいます。共通業務を単に一箇所に集めるだけでなく、最も効率的な業務フローの統一化を目指すため、割と大規模なプロジェクトとなるでしょう。

「業務の棚卸」や「業務改善」「重複作業の排除」「組織の再編成」「ルールの明確化」などを滞りなく実施するためにも、トップダウンによる強いリーダーシップやプロジェクト管理が不可欠でしょう。

さらに、プロジェクトの運用費だけでなく、共通した「業務用ツール」を新たに導入する場合、多額のコストが掛かってきます。特に、対象となる部門数が多く業務範囲が広ければ、それだけコストや時間が掛かる恐れがあるでしょう。

デメリット(2)従業員のモチベーションが低下する

シェアードサービスの導入で、従業員のモチベーション低下を引き起こしてしまうリスクがある点もデメリットのひとつといえます。シェアードサービスを推進する新しい部門への異動や子会社への出向を従業員が希望していなければ、不満を抱えてしまうからです。

また、長年採用していた業務の進め方を見直すことに抵抗を示す従業員もいます。会社の方向性に納得できなければ、業務へのやる気を失ってしまう恐れがあるでしょう。そのため、事前にシェアードサービスの必要性やメリット、変更後の役割を明確に伝えるなど、従業員に不安を与えないような配慮が必要になるのです。

6. シェアードサービスの導入ステップ

シェアードサービスは組織を大きく変革させることになるため、以下のようなステップを踏んで確実に進めていくことが重要です。

  • STEP(1)課題を把握する
  • STEP(2)導入部門や業務を決定する
  • STEP(3)ツールやシステムを検討する

これらの3つのステップについて、詳しく解説していきます。

STEP(1)課題を把握する

シェアードサービスの導入を検討し始めたら、まずは社内の課題を把握しましょう。グループ全体における「業務量」や「工数」「繁忙期」「業務にかかる人件費」「残業時間」「使用ツール」などについて現状を調査していきます。

その過程で、「業務負担が重くヒューマンエラーが発生しやすい作業」「重複している業務」「無駄な作業」などが発生していないか課題を洗い出していきましょう。課題が分かれば、導入部門や業務を特定して導入効果のKPIを設定できるうえ、要員の体制を構築しやすくなるからです。

STEP(2)導入部門や業務を決定する

課題を抽出したら、シェアードサービスを導入する部門と移管すべき業務を決定します。

業務量と作業時間を正確に把握するために、担当部門に「調査シート」を配布して詳しく記載してもらうと良いでしょう。それらの調査結果をもとに、「標準化に向いている業務」を選定して集約し、業務効率化や生産性向上につなげていきます。

STEP(3)ツールやシステムを検討する

各事業所で既にツールを使っている場合、異なるツールやシステムが点在しているケースがよくあります。同じ機能であれば1つに絞ったほうが効果的ですので、どれを採用するか検討する必要があります。

ツールおよびシステムの決定後、データ移行や整備にかかるコストを試算します。さらに、運用ルールを明確にしたうえでマニュアルを作ると、導入がスムーズになり効果的です。

7. シェアードサービスの導入を成功させるポイント

シェアードサービスの導入ステップを説明してきましたが、導入する際にはいくつかのポイントがあります。ここでは、シェアードサービスの導入を成功させるために必要な3つのポイントを解説しましょう。

ポイント(1)業務を自動化する

1つ目は、業務の自動化です。業務を自動化するためにも、「RPAの活用」はシェアードサービス導入の成功に不可欠でしょう。

RPAは、定型的な業務を自動化することで時間を節約し、ヒューマンエラーを削減してくれます。これは、シェアードサービスが追求する効率化と品質向上の目標にも直結してきます。また、RPAによる業務自動化は、従業員がよりコアな業務へと注力できる環境を整えてくれるでしょう。

従業員が高付加価値な業務に集中できれば、企業全体としての価値提供も向上します。RPAの活用は、シェアードサービス導入における「業務効率化」「エラー削減」、そして「付加価値の向上」という3つの主要目標達成へと繋がりますので、その成功には欠かせない要素となります。

ポイント(2)ペーパーレス化を進める

シェアードサービスの導入に成功するための重要なポイントとして、「ペーパーレス化の推進」も挙げられます。ペーパーレス化はデジタル化と並行し、情報の共有、検索、管理を効率化します。

物理的な書類の管理は時間とコストがかかり、またヒューマンエラーにつながる可能性もあります。それに対し、ペーパーレス化によるデータのデジタル管理は、情報へのアクセスを迅速化し、誤りの修正も容易にしてくれるのです。

また、「AI OCR」の利用も重要なポイントになります。AI OCRは、紙のドキュメントからデータを効率的にデジタル化するためのツールです。これにより、人間が手作業で入力するエラーを削減し、作業時間を大幅に節約できます。

さらに、AI OCRは複雑なフォーマットや手書きの文字も認識できますので、情報へのアクセシビリティが高まります。これにより、企業は効率的な業務運営だけでなく、スムーズな意思決定も実現しやすくなるのです。

ですので、AI OCRの活用はペーパーレス化を推進し、業務効率化とデータ活用の2つの側面でシェアードサービスの成功に寄与するでしょう。

※「AI OCR」について詳細を知りたい方は下記のコラムも併せてご参照ください
AI OCRとは?OCRとの違いや活用するメリット・事例などを徹底解説

ポイント(3)BPOを活用する

シェアードサービスの導入後、冒頭でもご紹介した「BPO」を活用すると業務効率化を加速できます。BPOにより定型業務を外部委託し、優先度の高い業務に人材をアサインできれば、生産性の向上にもつながります。

さらに、BPOの事業者は自社にない専門的なスキルやノウハウを保有しているのも特徴です。そのため、業務品質の向上だけでなく、法改正など業界の最新情報も提供される点が大きなメリットといえるでしょう。

8. シェアードサービスとBPOを組み合わせて業務効率化を実現

シェアードサービスとBPOを組み合わせて業務効率化を実現

グループ展開をしている大企業にとって、シェアードサービスの導入はコア事業への“選択と集中”を進める重要な経営手法といえます。シェアードサービスを導入することで、個別の業務を効率化させるだけでなく、グループ全体の最適化を実現できるでしょう。

そのため、シェアードサービスの効果を最大限にしようとBPOを組み合わせる企業は増えてきています。シェアードサービスで集約した定型業務をアウトソーシングすると、貴重な社内リソースを有効活用できるようになるのです。

私たちパーソルワークスデザインでは、「経理業務アウトソーシング」や「経費精算アウトソーシング」といったBPOサービスをご提供しています。具体的には、証憑のシステム入力、仕訳処理、消し込みなどお客様のご要望に応じた委託が可能です。AI OCRやサブシステム開発サービスもご利用いただけますので、業務工数の大幅削減を支援できます。

BPOはシェアードサービスと親和性が高く、組み合わせることでさらなる効果が期待できます。経理業務で何かお困りのことがありましたら、ぜひ以下のページからお気軽にお問い合わせくださいませ。

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