AI（人工知能）を活用してコールセンターはどう変わるのか？導入事例やメリットを解説

公開日：2023.12.14

AI（人工知能）を活用してコールセンターはどう変わるのか？導入事例やメリットを解説

近年、AI（人工知能）の進化は目覚ましく、さまざまなビジネスにおいてAIの活用が進んでいます。それはコールセンター業務でも同様で、チャットボットやボイスチャット、声紋認証など活用の幅が広がっています。コールセンター業務にAIを活用することで、オペレーター業務の効率化はもちろんのこと、顧客満足度の向上など多くのメリットがあるのです。

そこで本記事では、コールセンターがAIを活用することで具体的にどう変わるのか、AIを活用するにはどういった手順で行うべきなのか、その際の注意点は何なのか、などを詳しく解説していきます。

コールセンターのAI活用について網羅的にまとめていますので、ぜひ最後までご覧ください。

1. コールセンターが抱えている課題と背景
2. コールセンターでのAI（人工知能）活用でどう変わる？
3. コールセンターにAIを導入するメリット
4. コールセンターでのAI導入事例
5. コールセンターにAIを導入する手順
6. コールセンターにAIを導入する際の注意点
- 注意点（1）自社の要件に合致する製品かを確認する
- 注意点（2）トラブル発生時の対応を確認する
7. AIを用いた応対品質の評価ならパーソルワークスデザインへ

1. コールセンターが抱えている課題と背景

まずは、コールセンターが抱えている課題について見ていきましょう。現在のコールセンター業務においては、主に以下の4点の課題があるといえます。

慢性的な人手不足
業務効率の悪さ
顧客応対品質の低下
問い合わせチャネルの多様化

それぞれの課題について、なぜその課題を抱えているのかといった背景と合わせて解説していきます。

課題（1）慢性的な人手不足

コールセンターは、きめ細やかな対応だけでなく厳しいクレーム対応も求められるなど、オペレーターに負荷が掛かりやすくストレスの高い職種の一つといえます。その影響から離職率も非常に高いため、人材の入れ替わりが激しく、常に人員の確保やオペレーターの教育などが求められています。

しかし、人材を確保しようにも近年の有効求人倍率は高い傾向が続いており、コールセンターの多くが採用難に陥っているのが現状です。こうした状況が続いてしまうと、社内リソースだけで賄うのは難しくなってしまうため、外部へアウトソーシングをするなどの検討も必要になっているのです。

課題（2）業務効率の悪さ

オペレーター業務の効率の悪さも大きな課題といえます。

例として、オペレーターが受電した後の後処理などが挙げられるでしょう。オペレーターは顧客からの対応が完了した後、システム上に問い合わせ内容などを入力していきますが、この後処理に時間が掛かってしまうと、他の電話が取れずに「あふれ呼」が発生してしまい、機会損失につながってしまうのです。

あふれ呼によってコールセンターになかなかつながらない状況が続くと、顧客は不満を募らせてしまいます。業務効率を高めてオペレーターの業務負担を減らし、つながりやすいコールセンターの仕組みを構築することは非常に重要になるのです。

課題（3）顧客応対品質の低下

昨今では顧客からの問い合わせ内容が多様化しており、オペレーターが覚えることも非常に多くなっています。そのような顧客からの問い合わせに対してもきめ細やかな対応が求められ、適切な対応ができなければ顧客満足度の低下につながってしまいます。

しかし、前述したようにオペレーターの数がそもそも不足している現状では、教育なども満足に行えず応対品質の維持が難しくなっている現状です。さらに、マニュアルなども完備できておらず、応対ノウハウが属人化してしまっているコールセンターも少なくありません。

コールセンターで満足な対応ができなければブランドイメージの低下につながり、売上の低下にまで至ってしまいますので、早急に改善が必要な課題だといえるでしょう。

課題（4）問い合わせチャネルの多様化

昨今では電話による応対だけではなく、メールや有人チャットなど、顧客からの問い合わせチャネルが多様化していることも直面している課題の一つです。デジタル社会が進んでいる状況において、こうした問い合わせチャネルの多様化に対応することが、非常に重要だといえるでしょう。

しかし、問い合わせチャネルが増加することで、顧客は自身に最も適した方法で問い合わせることができる反面、オペレーター側の業務負担は増加してしまうことになります。人材を拡充することはもちろん、AIなどを活用した対応の自動化なども必要になってくるでしょう。

2. コールセンターでのAI（人工知能）活用でどう変わる？

では、コールセンターにAIを導入することで、何がどう変わっていくのでしょうか。先ほどの課題に照らし合わせると分かりますが、「オペレーターの業務負担の軽減」や「リソースの有効活用」、そして「応対品質のサービス向上」などが期待できるでしょう。

ただし、AIの導入によってオペレーターの業務が完全に自動化できるわけではありません。なぜなら、AIは人間とは異なり臨機応変な対応には向いていません。AIは、定型業務などの決められた問い合わせに対しては問題なく対応できます。しかし、突発的で複雑な問い合わせへの対応は難しいのが現状なのです。

前述したとおり、昨今では顧客からの問い合わせが多様化してきています。あらゆる顧客からの問い合わせに対応していくためには、コールセンターも柔軟に対応していかなければなりません。

ですから、今後の対応はAIと人を組み合わせることによりコールセンター業務が効率化することが考えられます。世の中には「AIに仕事を奪われる」といった論調もありますが、コールセンターで主体となるのはAIではなく、あくまでもオペレーターだといえるでしょう。

3. コールセンターにAIを導入するメリット

続いて、コールセンターにAIを導入するメリットについて見ていきましょう。大きなメリットとしては、以下の3点が挙げられます。

オペレーターおよび顧客の負担軽減
BCP（事業継続計画）対策の実現
応対品質の維持による顧客満足度の向上

それぞれのメリットについて解説していきます。

メリット（1）オペレーターおよび顧客の負担軽減

コールセンターにAIを導入するとオペレーターの業務負担が軽減されるのはもちろんのこと、顧客の負担軽減にもつながります。たとえば、チャットボットを導入して顧客に起きている問題を自身で解決できれば、コールセンターへ問い合わせる手間がなくなります。オペレーターも受電回数が減るため、必然的に業務負担が軽減されるわけです。

また、コールセンターに問い合わせた際に「〜に当てはまる方は１を」といった案内を出すIVR（自動音声応答装置）と呼ばれるものがあります。このIVRについてもAI搭載のものを活用すると、自動音声に反応する顧客の声を聴き分けて自動的に振り分けが行えるようになっています。そうなると実際にオペレーターが対応する範囲は限定的となりますので、大きな負担軽減が期待できるでしょう。

コールセンターを運営する企業としてもオペレーターの対応範囲が狭まりますので、必要な人数を最小限に設定することができ、人手不足の解消にも貢献できるはずです。

メリット（2）BCP（事業継続計画）対策の実現

BCPとは、自然災害などで事業継続が困難になった場合でも被害を最小限に抑え、早期復旧によって事業継続を行うための手段を決めておくことです。

昨今のコロナ禍も自然災害と同じような“緊急事態”の一つですが、緊急事態に陥ったとしても、コールセンターとしての機能を失わないための設計が求められるのです。例として、コールセンターを複数拠点で稼働させる、自動音声によって対応させる、といったことが対策として挙げられます。

他にも、オペレーターがリモートでの対応を可能にする体制を整えることも挙げられるでしょう。問い合わせに対してAIが内容をテキストとして起こし、自動でメール送信を行ってくれるため、オペレーターは自宅などの社外にいながらもスムーズな対応が行えるのです。

AIを活用することで、こうしたあらゆる事態でも対応できる体制の構築ができるため、BCP（事業継続計画）対策の実現につながっていきます。

※BCP対策について詳細が知りたい場合には、別途コラムをご用意していますので、こちらをご覧ください。
「BCP（事業継続計画）とは？ウィズコロナ時代を乗り切るためのBCP対策のポイント」

メリット（3）応対品質の維持による顧客満足度の向上

AIを導入することで、リアルタイムの文字起こしや問い合わせ内容に合った回答をオペレーターの画面に表示できるため、オペレーターによって応対品質に差が出なくなります。経験値やスキルによって応対品質に差が出やすいオペレーター業務では、属人化の防止にも役立つのが大きなメリットでしょう。

他にも、顧客の声色や抑揚の大きさなどから感情を分析できるAIシステムも登場しており、問い合わせをしてきた顧客の感情に沿った対応が迅速にしやすくなります。これも、顧客満足度の向上につながるはずです。

また、オペレーターがAIのサポートによって適切な対応をしやすい環境を用意できることは、「ストレスを抑えて働ける」ということにもなりますので、定着率のアップも期待できるでしょう。

4. コールセンターでのAI導入事例

既にコールセンターでのAI導入は進んでいます。続いては、実際のコールセンターでのAI導入事例として有名な、以下の3社の事例を紹介しましょう。

ヤマト運輸株式会社
アフラック生命保険株式会社
株式会社レオパレス21

事例（1）ヤマト運輸株式会社

配送会社であるヤマト運輸株式会社では、2020年11月から法人向けのサービスとしてAIオペレーターによる集荷依頼電話応対サービスを開始しています。

音声認識技術や音声合成などを組み合わせ、AIによる自動対応を実現しています。なお、AIによる対応が困難な場合は自動的にオペレーターに切り替わる仕組みも構築しており、依頼主を不安にさせることがないように工夫されています。

AIによる対応を導入したことで、集荷依頼をする際の電話の待ち時間が削減され、顧客満足度の向上につながっているといいます。

法人向けに開始された同サービスは好評を博し、2021年4月からは個人向けにも開始され、さらなるサービスの拡大に至っています。

※参考：ヤマト運輸株式会社「『AIオペレーター』による自動受付で集荷依頼」

事例（2）アフラック生命保険株式会社

保険会社であるアフラック生命保険株式会社では、コールセンターに声紋認証のAIを導入しています。声紋認証とは、顧客の声色などから本人確認を行う方法で、問い合わせがあった際にスムーズな本人確認が行えます。

従来ではオペレーターが問い合わせてきた顧客の名前や証券番号、生年月日、住所などを一つずつ確認する必要があり、大きな業務負担となっていました。声紋認証を導入したことで、これらの確認時間が削減され、応対時間の短縮や問い合わせに対する満足度の向上に貢献しています。具体的には、これまで約2分掛かっていた本人確認時間を、約30秒まで短縮させたといいます。

なお、声紋登録の方法は、一度電話して登録する方法とスマートフォンから自身で登録する2つの方法があるため、顧客の都合に合わせて登録できるようになっています。

※参考：アフラック生命保険株式会社「声紋登録について」

事例（3）株式会社レオパレス21

賃貸事業などを展開している株式会社レオパレス21では、音声認識を導入して応対品質の向上とオペレーターの業務支援を実施しています。

具体的には「通話の録音記録を分析し、応対内容の評価」「リアルタイムに通話内容を書き起こし、関連するQ&Aを自動的に画面に表示」「顧客からの問い合わせ内容を収集、分析」などです。

実際に通話内容がリアルタイムで書き起こされると、関連するQ&Aが表示されます。それによりオペレーター自身が問い合わせ内容に関連するQ&Aを探す時間が必要なくなり、スムーズな案内が行えるようになっています。

さらに、問い合わせ内容を収集、分析することで、自社の業務展開などにも活かすことが可能になっているようです。同社では、音声認識を導入したことで、年間約2,633時間の作業時間削減と約460万円のコスト削減を見込んでいるといいます。

※参考：レオパレス21「全国5拠点のコールセンター全席に音声認識ソリューションAmiVoice® Communication Suite3を導入」

5. コールセンターにAIを導入する手順

コールセンターにAIを導入するメリットや事例について見てきましたが、いよいよ導入手順を確認していきましょう。実際にコールセンターにAIを導入する手順は、以下のステップで進めていきます。

自社の課題の洗い出し
製品の選定
データ入力
試験運用および本稼働
運用開始後の確認および調整

それぞれ簡単に解説していきましょう。

ステップ（1）自社の課題の洗い出し

まずは現在運用しているコールセンターの課題を洗い出し、AIシステムを導入することでどのように改善していきたいのかを明確にします。課題は一つとは限りませんので、複数ある場合には解決する優先順位を決めてからAIに任せる業務範囲を策定します。

ステップ（2）製品の選定

課題を解決できるAIシステムを選定していきます。製品を選定する際には、課題を解決できる機能が十分に備わっているかどうか、費用対効果は優れているかどうか、導入後のサポート体制は十分かどうか、などを確認していきます。

AIシステムは「導入すること」が目的ではありません。課題を解決し、業務を効率化させて売上の増加やコスト削減などを目指していくのが大きな目的です。自社にとって必要な機能や要件などが整っているか、目的に沿ってじっくり検討していくことが重要になります。

ステップ（3）データ入力

AIシステムを選定した後は、システムで設定した業務範囲のなかで適切に運用ができるよう、対応フローの設定や蓄積データの入力をしていきます。データ入力はすぐに完了するものではありませんので、入力期間として一定期間の余裕を持っておくことが必要です。

ステップ（4）試験運用および本稼働

入力したデータが問題なく稼働するか、分かりやすい回答を表示させているか、などの試験運用を社内向けに行います。何か不具合がある場合には改めて設定をし直すなど、問題なく本稼働ができるように課題を炙り出していくことも試験運用の目的です。試験運用が滞りなく進めば、サービスを本稼働させていきます。

ステップ（5）運用開始後の確認および調整

サービスの本稼働後も定期的にデータを確認し、より回答の精度が上がるように調整していきます。AIはデータの蓄積量が増えれば増えるほど、回答の精度も上がっていくのが特徴です。

導入したシステムが的確な回答をしているか、レポート機能などを用いて確認していきます。もし至らない部分があれば調整するなど、適宜チューニングを続けていくことが重要になります。

6. コールセンターにAIを導入する際の注意点

導入ステップを見てきましたが、実際にコールセンターにAIを導入する際には、主に以下の2つが注意点として挙げられます。

自社の要件に合致する製品かを確認する
トラブル発生時の対応を確認する

それぞれ詳しく見ていきましょう。

注意点（1）自社の要件に合致する製品かを確認する

AIシステムを導入する際には、自社の課題を解決できるかが最も重要な視点になります。AIシステムは機能が限定的なものもあれば、さまざまな課題に対応ができるように機能が豊富に設定されているものもあります。「機能が豊富だから」と高性能なAIシステムを導入したとしても、使わない機能ばかりであれば費用対効果は悪くなってしまいます。

自社のコールセンターの課題は何で、その課題をきちんと解決できるかどうかを慎重に突き合わせましょう。また、製品の選定時には製品が想定している規模感や提供形態なども確認しておくことが必要です。