適格請求書の記載事項は？概要や保存方式、書き方まで詳しく解説
経理業務において、非常に目にすることが多いのが「請求書」ですが、2023年10月に消費税法の大きな改正が行われ、請求書が変わりました。
『インボイス制度』と呼ばれる「適格請求書等保存方式」が導入され、消費税の仕入税額控除を受けるには「適格請求書」を発行して保存することが必要になったのです。
本記事では、その「適格請求書」の概要から具体的な記載事項に至るまで、詳しく解説してまいります。さらに、適格請求書等の保存期間や保存すべき書類の範囲、その保存方式、注意点なども紹介していきますので、ぜひお読みください。
目次
1. 適格請求書とは？
「適格請求書」とは、2023年10月1日から始まった「適格請求書等保存方式」(通称：インボイス制度)で定められている請求書の形式のことを指します。
「適格請求書等保存方式」が導入された2023年10月1日以降、モノやサービスの対価を支払う事業者(つまり「買い手」)が消費税の仕入税額控除を受けるためには、この適格請求書をモノやサービスを提供する事業者(つまり「売り手」)に発行してもらう必要があるのです。
1-1. 「消費税」と「仕入税額控除」について
すでに経理業務の中で馴染みのある方も多いと思いますが、おさらいとして、「消費税」と「仕入税額控除」について確認し、インボイス制度や適格請求書が導入された理由をおさえておきましょう。
●消費税とは
「消費税」は、モノの販売やサービスの提供などに対して一定の税率で課せられる税金であり、その負担は最終消費者が負います。一方で、最終消費者にモノやサービスを提供した「売り手」は、最終消費者から消費税を預かって税務署に納付することになります。
●仕入税額控除とは
「売り手」は課税売上に係る消費税から課税仕入れに係る消費税を差し引いて税務署に納付することができますが、この課税仕入れに係る消費税を差し引くことを「仕入税額控除」といいます。
1-2. 事例から考える「仕入税額控除」
「仕入税額控除」について、分かりやすく『町のスーパーマーケット』を例にして説明していきましょう。
スーパーマーケットが、卸売業者などから野菜を100円で仕入れたとします。卸売業者がこの野菜をスーパーマーケットに販売する際には、この野菜に消費税が付加されます。仮に消費税率が10%とすると、10円の消費税が付加され、合計110円で販売されます。
なぜ消費税が付加されるかというと、スーパーマーケットが最終消費者となる可能性があるからです。しかし、スーパーマーケットは、この野菜を自ら消費はせずに、スーパーマーケットに買い物に来る市民の方々に販売します。この時、「売り手」はスーパーマーケットですので、この野菜を150円で販売し、消費税率が10%だとすると、消費税15円を付加して合計165円で販売することになります。
さて、スーパーマーケットの手元には市民から受け取った15円の消費税が残りますので、税務署にはこの15円を納付すればいいのですが、一方で、その15円の消費税を得るために卸売業者に10円の消費税を支払っているわけです。
15円という仮で受け取った消費税(会計上は「仮受消費税」という負債の勘定で処理)と、卸売業者に仮に支払った消費税(会計上は「仮払消費税」という資産の勘定で処理)の10円を相殺し、差額の消費税5円を税務署に収めれば良いとされています。
なぜなら、10円の消費税は、卸売業者から税務署に払われますので、スーパーマーケットが15円の消費税を納付してしまうと、10円分が二重で税務署に納付されてしまうからです。このように受け取った消費税から、支払った消費税を控除することを、「仕入税額控除」と呼びます。
この消費税の仕入税額控除をとることができるかどうかが、「売り手」が適格請求書を発行してくれるかどうかで決まる、というのがインボイス制度の特徴です。今の例でいうと、スーパーマーケットは、卸売業者に頼んで「適格請求書」を発行してもらってはじめて、15円と10円の消費税と相殺できるということです。
2. 適格請求書の記載事項
それでは、「適格請求書」はかつての請求書(区分記載請求書)と何が違うのでしょうか？
かつての「区分記載請求書」と「適格請求書」との記載事項の違いについて、下表で確認してみましょう。
| 区分記載請求書 (令和5年9月30日まで) | 適格請求書 (令和5年10月1日以降) |
| 請求書発行者の氏名・名称 | 請求書発行者の氏名・名称 |
| ー | 請求書発行者の登録番号 |
| 取引年月日 | 取引年月日 |
| 取引内容 (軽減税率の対象の場合は、その旨) ※未記載の場合、受取側で追記可能 | 取引内容 (軽減税率の対象の場合は、その旨) ※追記不可 |
| 税率ごとに区分して合計した税込対価の額 ※未記載の場合、受取側で追記可能 | 税率ごとに区分して合計した税込対価の額 ※税抜でも可、※追記不可 |
| ー | 適用税率 |
| ー | 税率ごとに区分した消費税額等 |
| 請求書受領者の氏名・名称 | 請求書受領者の氏名・名称 |
| 3万円未満の少額な取引の場合、請求書無しでも仕入税額控除可 | × (廃止) |
| 請求書が発行できないやむを得ない事情がある場合は、請求書無しでも仕入税額控除可 | × (廃止) |
記載内容は、適格請求書のほうがかつての請求書と比べて少し増えることになります。
2-1. 請求書発行者の登録番号とは
表の中に「請求書発行者の登録番号」といった今までには記載のなかった項目も確認できるでしょう。
この「登録番号」は、「売り手」が「適格請求書発行事業者」になった際に発行される番号です。インボイス制度では、現在の消費税の課税事業者が適格請求書を発行するには、税務署長の登録を受け「適格請求書発行事業者」になり、登録番号を獲得する必要があるのです。
2-2. 適格請求書の注意点
現在、「売り手」が消費税の免税事業者であった場合には、「買い手」から依頼して課税事業者になってもらい、そのうえで「適格請求書発行事業者」になってもらう、という2段階のプロセスを経なければ適格請求書は発行できません。
また、「税率ごとに区分した消費税額等」については、計算方法に注意が必要です。ここは、税率ごとに１回ずつ端数処理を行います。例えば、8%と10%の2つの税率を持つ取引がある場合は、
「8%の消費税の合計額」について、端数処理
「10%の消費税の合計額」について、端数処理
と、2回の端数処理をしたうえで、消費税の合計額は、上記2つの端数処理後の値の合計になります。なお、端数処理は、「切上げ」、「切捨て」、「四捨五入」、いずれの方法で行っても構わないとされています。
2-3. 適格請求書の代わりになるもの
適格請求書ですが、2つの別の方式でもって、適格請求書に代えることができます。それは、「適格簡易請求書」と「仕入明細書等」です。それぞれ説明しましょう。
●適格簡易請求書とは
適格簡易請求書は、不特定多数の者に対して販売を行う小売業、飲食店業、タクシー業などの業種に発行が認められている請求書の方式です。
適格請求書の記載内容と適格簡易請求書の記載内容の違いは、下表のとおりです。
| 適格請求書 | 適格簡易請求書 |
| 請求書発行者の氏名・名称 | 請求書発行者の氏名・名称 |
| 請求書発行者の登録番号 | 請求書発行者の登録番号 |
| 取引年月日 | 取引年月日 |
| 取引内容 (軽減税率の対象の場合は、その旨) | 取引内容 (軽減税率の対象の場合は、その旨) |
| 税率ごとに区分して合計した税込対価の額 ※税抜きでも可 | 税率ごとに区分して合計した税込対価の額 ※税抜でも可 |
| 適用税率 | 適用税率もしくは 税率ごとに区分した消費税額等 |
| 税率ごとに区分した消費税額等 | |
| 請求書受領者の氏名・名称 | ー |
●仕入明細書等とは
仕入明細書は、売り手へ代金を支払う際に作成する仕入れの詳細が記載された書類のことです。
適格請求書の代わりに、「買い手」が作成する仕入明細書等をもって適格請求書に代えることができます。ただし、この場合は、「売り手」の確認が必要であり、かつ、登録番号は「売り手」の登録番号を記載しなければなりません。
適格請求書の記載内容と、仕入明細書等の記載内容の違いは下表のとおりです。
| 適格請求書 | 仕入明細書等 |
| 請求書発行者の氏名・名称 | 「売り手」の氏名・名称 |
| 請求書発行者の登録番号 | 「売り手」の登録番号 |
| 取引年月日 | 取引年月日 |
| 取引内容(軽減税率の対象の場合は、その旨) | 取引内容(軽減税率の対象の場合は、その旨) |
| 税率ごとに区分して合計した税込対価の額 ※税抜きでも可 | 税率ごとに区分して合計した税込対価の額 ※税抜でも可 |
| 適用税率 | 適用税率 |
| 税率ごとに区分した消費税額等 | 税率ごとに区分した消費税額等 |
| 請求書受領者の氏名・名称 | 仕入明細書等発行者の氏名・名称 |
●適格請求書の交付義務が免除される取引
最後に、適格請求書について「売り手」の交付義務が免除される取引もありますので、補足をしておきましょう。
大きくは、「金額が僅少であるために免除されるケース」と、「市場の“競り”などで取引が完結し、請求書発行が実務上困難なケース」に分けられます。例外的なケースとして覚えておくと良いかもしれません。
具体的には下記のようなケースがそれぞれ該当します。
- 3万円未満の公共交通機関の運送費
- 3万円未満の自動販売機等における譲渡
- 郵便切手の支払い
- ATMによる振込・入出金サービス利用時の手数料
- 卸売市場において行う生鮮食料品等の譲渡
- 農業協同組合等で行われる農林水産物の譲渡
3. 適格請求書の保存期間と保存すべき請求書等の範囲、保存方式
次に、適格請求書の保存期間と、保存するべき請求書等の範囲、保存様式を見ていきましょう。
3-1. 適格請求書等の保存期間
適格請求書等の保存期間は、消費税法により7年間と定められています。この「7年間」の起算点としては、「課税期間の末日の翌日から2月を経過した日」と定められています。
例えば、課税期間の末日が2023年3月31日だった場合は、翌日の4月1日から2カ月を経過した日ですので、2023年6月1日が起算点となります。そのうえで、7年間の保存義務ですので、当該義務が消滅するのは2030年5月31日ということになるのです。
3-2. 保存するべき請求書等の範囲
次に、保存するべき請求書等の範囲、つまり「何を保存すればいいのか？」については、以下4点が規定されています。
- 売り手が交付する適格請求書又は適格簡易請求書
- 買い手が作成する仕入明細書等
- 卸売市場において委託を受けて卸売の業務として行われる生鮮食料品等の譲渡及び農業協同組合等が委託を受けて行う農林水産物の譲渡について、受託者から交付を受ける一定の書類(「売り手」の交付義務が免除される取引のうち金額が僅少でない可能性があるため)
- 上記(1)から(3)の書類に係る電磁的記録
3-3. 保存方式
電子取引による請求書等の保存方式については、電子データでの保存が義務化されました。
電子データについては、「適格請求書の記載事項が記録されていること」が条件になっています。
それぞれ詳細については、国税庁からのアナウンスに記載されていますので確認しておくと良いでしょう。
4. 適格請求書の取り扱いにおけるポイント
以上のように、適格請求書は、その記載内容から保存のルールまで細かく規定されています。今までの「区分記載請求書」の時の規定と異なり、適格請求書の発行が義務化されているのです。
さらに、記載内容が正確であり、その保存が適切になされていなければ「売り手」は仕入税額控除をとれません。こういった点を考慮すると、経理担当者には抜け・漏れ・紛失が許されない精密な作業が求められるといえるでしょう。
そこで、抜け・漏れ・紛失を起こさないためにも、適格請求書の取り扱いにおけるポイントを2つ挙げて詳しく解説してみましょう。
ポイント（1）適格請求書の記載内容を複数担当者によって確認する
請求書を受領した際に、適格請求書の記載内容がきちんと網羅されているかどうか、少なくとも2名以上の担当者で確認をすると良いでしょう。
特に、制度の移行時には「売り手」側に適格請求書に関する知見が不足している可能性があります。注意深く確認して、誤りを発見した場合には迅速に「売り手」に修正を願い出る必要があるでしょう。
ポイント（2）専門業者へアウトソーシングする
「適格請求書等保存方式」の導入に際して、もし「人的リソースが足りない」とか「電子データ化のノウハウがない」といった場合には、外部の専門業者にアウトソーシングを検討してみても良いでしょう。
インボイス制度の導入に伴って、適格請求書の発行・受領・保存・管理等に精通し、それを専門に行う事業者も数多くでてきています。自社の社員をゼロから教育するよりも、専門知識を有した外部業者に委託したほうがメリットは多くあるでしょう。
請求書業務に係る工数が少なくでき、文書の保管というセキュリティの観点からも安心感が得られるのではないでしょうか。
5. 経理のアウトソーシングならパーソルワークスデザインへ
適格請求書の管理業務はミスが許されないため、経理担当者にとって大きな負担となります。そこで、業務効率化を図るためにアウトソーシングを活用すると、業務品質を維持しながら請求書業務の工数を削減することができます。
私たちパーソルワークスデザインでは、「経理業務アウトソーシング」サービスをご提供しています。請求書をはじめとした証憑のシステム入力、仕訳処理、消込など幅広い業務をご依頼いただける点が特徴です。
「経理業務アウトソーシング」に加え、「経費精算アウトソーシング」サービスもご提供しています。経理業務で何かお困りのことがございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせくださいませ。
