株式会社NTTデータ・スマートソーシング様

導入前の課題

事業規模の拡大にあわせて採用も増加し、「手に負えない」状況

NTTデータ・スマートソーシング様は、『IT×BPO×AI/RPA』をビジネスコンセプトとして掲げている通り、様々な事業を展開されています。事業を広く展開されているがゆえに、人事部としては大きな課題がありました。

人事部長の大越様は次のように語ります。「いろんな事業をやっていますので、社内からの“正社員募集ニーズ”というのは、ポジションも違えば職種も違うものなんです。中途採用の場合は1つの職種に1人～2人の採用ですが、それが20職種もある状態。そのなかで一つ一つ丁寧にやっていかなきゃいけないわけです」

“丁寧にやっていかなきゃいけない”という具体的な業務としては、たとえば採用の際に使うATS（採用管理システム）周りの業務です。ATSを使っての日程調整や、応募者への対応、エージェントへの対応などを、速やかに進めていく必要がありました。

ただ、会社の事業規模が大きくなり右肩上がりで成長を続けていくと、採用人数も増加して人事担当者の負担になっていたのです。5年前に中途で人事部に入った楢原様は、当時を振り返ってこう言います。

「5年前に新卒採用がスタートして、10名ほど採用していました。中途採用目標は5名からスタートしましたが、10名、20名と年々増えていく状況だったので、業務量としては『もう、手に負えない』という状況になっていましたね」

通常業務の負荷が高く、書類選考から最終選考までのリードタイムは45営業日も掛かっていたといいます。また、採用人数が増えていくなかで、人事部には高いレベルのことが求められていくようになります。「高いレベル」というのは、実際にどれだけの採用活動をして、どれだけ成果が上がったのかという『現状分析』や、採用すべきターゲットがどこにいるのかといった『市場分析』でした。

楢原様は苦悶の表情を浮かべながら言います。「分析して報告するためには、集計もしなきゃいけない。でも『そんな時間がどこにあるの？』っていう状況でした。現状の業務をどこかに渡さないと時間はつくり出せないので、上司にずっと『何か手を打ってほしい』『人を増やしてほしい』と言い続けていたんです」

そうした状況が2年ほど続いたところで、ようやくRPOを導入することになったNTTデータ・スマートソーシング様。しかし、一度目のRPO導入で課題を解決することはできなかったのです。

取り組み内容

RPOに一度は失敗。信頼できる業者を選定しなおすことに

RPOの導入は上層部で決定し、現場に降りてきたと言います。楢原様は詳細を次のように語ります。「忙しかったということもあって、業者も決定した状態で現場に降りてきましたが、何をしてもらえるのかよく分からない状況で……。いざ業務が始まっても、『え、これしかやってくれないの？』という感じでした」

通常の業務を淡々とこなすだけで、「コンサルティング」というメニューがあったにも関わらず特にアドバイスされることも無かったとか。また、報告してもらうレポートについても思っていた品質ではないものだったようです。さらに、ATSの操作については使い方がよく分からないようで頻繁に質問されてしまい、結局は稼働が減らない事態になっていたのです。

「マニュアルを作ってもらっても、誰が見ても分かるような内容にはなってなくて、『これ、何でしたっけ？』って確認しなきゃいけない状態だったんです」と楢原様は溜め息をこぼします。

さらに問題だったのは、ミスが起きてしまっていたことです。3ヶ月に1件のペースで、9ヶ月で3件ものミスが発生しており、星野様は語気を強めながらこう言いました。「いわゆる“インシデント対応”ですよね。『申し訳ありません』と謝らなきゃいけないレベルの。当社はISOも取っていますし、その後の処理とか報告書の対応に追われてしまいます。そんな“別の稼働”も必要になってしまって」

NTTデータ・スマートソーシング様をはじめ、NTTデータグループ様ではセキュリティ管理を厳しく強化しています。さらにNTTデータ・スマートソーシング様はアウトソーシング会社ということもあり、そもそもISOを取得しないとアウトソーシング業務を受注することができません。しかし、インシデントを発生させてしまうと、内容によっては「ISOの取り消し」なども起きかねませんので、その影響は大きなものなのです。

楢原様は「そんな状況が9ヶ月ぐらい続いて、『もう無理だ』って私が判断しました。それで上司に『変えてください』と伝えて、RPO会社を変えてもらうことになったんです」と、その時の決断を振り返りました。

続けて大越様は「これが特殊なケースかというと、実はそうではないと思っておりまして。意外とRPOを提供している会社というのは、人材派遣のちょっとした延長線上でやっている感じの会社も多いのではないかな」と冷静に業界を分析されていました。

そんな経緯で次に声が掛かったのが、パーソルワークスデザインです。もともと「中途採用の市場調査」や「キャリアサイトのホームページ刷新」を依頼するなど、パーソルグループとは繋がりがありました。その繋がりのなかで「RPOに困っている」という相談をしたところ、「RPOだったらパーソルワークスデザインがいい」と紹介されたのだと言います。

星野様は次のように説明くださいました。「営業の方が定期的に連絡をくださって。他のHRの会社さんと比べると、すごく丁寧に提案してくださったり、打ち合わせの機会をつくってくださったりして非常に信頼できる方なんです。だから『この人がご紹介してくださる会社なら間違いないんじゃないか』というのはあったと思います」

一方、大越様は人事部長の目線でこうコメントします。「その当時の部長には少なからず不安はあったようですけど、やはり色んな案件を頼んでいた実績があった点は大きかった。あと、何かを始める時に、話を聞いてくださるような関係性があるかどうかが大事だと言っていましたね」

そうして、RPOをパーソルワークスデザインが担当することになったのです。

導入の効果

迅速なマニュアル制作と高品質のレポートで、リードタイムは半減！

RPOを別の会社からパーソルワークスデザインへと切り替えたことで、どう変わったのでしょうか。楢原様に伺いました。

「最初の1ヶ月ぐらいで、一気にマニュアルを作っていただいたんですよ。ものすごく早くてびっくりしましたね。しかも、すごくわかりやすくて。1回しかお伝えしていない手順についても全て反映してくれていて、パッと見て『あ、これなら間違いないな』って感じました」

また、報告するレポートについても「思っていた以上の品質のアウトプットだった」と言います。さらに、ATSの操作についても分からないところはすぐにキャッチアップしていったため、「すぐに稼働が軽減されました」と満足げに語っていただきました。

もともと45営業日ほど掛かっていたリードタイムは、22営業日まで縮まりました。それについて大越様は、「まだ長いとは思っていまして、10営業日を目標に取り組んでいる最中ではあるんですけどね」と補足してくださいました。

さらに、9ヶ月で3件発生していたミスは、パーソルワークスデザインが担当してから1年でゼロ件に。楢原様は「ヒヤッとすることはあったんですけど、こちらから促さなくても『今後どうすればヒヤッとすることが無くなるか』ということを皆さんから示してくださるので、信頼が持てますね」と語ってくださいました。

その他、パーソルワークスデザインの対応について星野様は「RPOの業務をお願いしている範囲内で『こういうことをやりましょうか』という提案をパーソルワークスデザインさんのほうからしてくださることが多くて、実際にお願いしたらすごく質の高いアウトプットを出してくれるんです」と高い評価を口にしてくださいました。

さらに、「前向きに『こういうことができますよ』っておっしゃってくださるところは、前の会社とは全く違うところですね」と嬉しい言葉も添えてくださいました。

大越様も「社内からは『人事部のレスポンスがよくなった』という声もありますし、社内全体としても安心感はあるんじゃないですかね」と評価してくださいました。

そして、今後について星野様は「今までは人事部の中やエージェントとのコミュニケーションだけだったんですけれども、他部署との連携などもお願いしていきたいです」と業務の幅に期待を寄せてくださいました。

続けて大越様も、「今まさに採用戦略の大幅な見直しをやってるところですので、戦略の中で『こういう施策がなきゃいけない』みたいな、もう少し上のレイヤーでのお付き合いをパーソルワークスデザインさんにもお願いしていきたいと思っています」と、“高いレイヤー”での業務に期待をしてくださいました。